Kim jest sygnalista i jaką on pełni funkcję w organizacji? Dlaczego funkcja sygnalisty jest istotna w zakładach pracy? O tym przeczytasz w poniższym artykule.

Funkcja sygnalisty

Sygnalista to niekoniecznie osoba, która musi być związana z daną firmą, ale najczęściej staje się nią pracownik w danym zakładzie pracy. Jest to przede wszystkim pracownik, ale również klient, kontrahent, wolontariusz, czy po prostu osoba, która zgłasza nieprawidłowości.

Sygnalista kto to?

pracownik, były pracownik i kandydat do pracy,
osoba prowadząca działalność na własny rachunek,
akcjonariusz lub wspólnik,
osoba będąca członkiem organu administracyjnego, zarządzającego lub nadzorującego przedsiębiorstwa, w tym członkiem niewykonawczym,
wolontariusz, stażysta, który niekoniecznie otrzymuje wynagrodzenie,
osoba pracująca pod nadzorem i kierownictwem wykonawców, podwykonawców i dostawców.

Jest to osoba, która

posiada dowód zgłaszanego naruszenia
zgłasza i dokumentuje nieprawidłowości w sposób zgodny z przepisami prawa
nie dokonuje zgłoszenia w celach korzyści osobistych, ale dąży do poprawy sytuacji etycznej
była/jest świadkiem nieprawidłowości w organizacji

Jej celem jest, poprzez zgłoszenie naruszeń, doprowadzenie do rozpoczęcia działań w organizacji dążących do polepszenia jej funkcjonowania.

Co zgłasza sygnalista?

a) naruszenia przepisów w następujących dziedzinach (wymienionych szczegółowo w części I załącznika do dyrektywy 2019/1937):

zamówienia publiczne,
usługi, produkty i rynki finansowe,
zapobieganie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu,
bezpieczeństwo produktów i ich zgodność z wymogami,
bezpieczeństwo transportu w sektorze kolejowym, drogowym, morskim i żeglugi śródlądowej,
ochrona środowiska, począwszy od gospodarowania odpadami aż po chemikalia,
ochrona radiologiczna i bezpieczeństwo jądrowe,
bezpieczeństwo żywności i pasz,
zdrowie i dobrostan zwierząt,
zdrowie publiczne, w tym prawa pacjentów i kontrola wyrobów tytoniowych,
ochrona konsumentów,
ochrona prywatności i danych osobowych,
bezpieczeństwo sieci i systemów teleinformatycznych,

b) naruszenia mających wpływ na interesy finansowe UE,

c) naruszenia dotyczących rynku wewnętrznego, w tym naruszeń unijnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz naruszeń krajowych przepisów regulujących opodatkowanie osób prawnych.

W dyrektywie zobowiązano pracodawcę do zapewnienia kanałów przyjmowania zgłoszeń, które mają zapewnić poufność sygnaliście.

Sygnalista powinien spełniać swoją rolę bez poczucia zagrożenia, że nieupoważnione osoby uzyskają dostęp do jego danych, co mogłoby prowadzić do niekorzystnych działań wobec niego.

Kiedy uzyskujemy status sygnalisty?

Osoba dokonując zgłoszenia naruszenia prawa kwalifikuje się do zapewnienia ochrony, pod warunkiem że:

posiada prawdziwe informacje zgłoszenia albo ma uzasadnione podstawy, żeby tak sądzić
dokonała zgłoszenia wewnętrznego, zewnętrznego lub ujawnienia publicznego

Dlaczego jest to szansa na zysk dla organizacji?

Sygnaliści, to grono osób, które jako świadkowie naruszeń, przyczyniają się do polepszenia skuteczności systemu. Wszelkie zaobserwowane naruszenia mogą się bowiem wiązać z potencjalną utratą środków finansowych przez organizacje, czemu w ten sposób można zapobiec. Sygnalista dba o dobro swojego zakładu pracy. Monitoruje zachowania narażające zakład pracy na szkodę, często z poziomu wyższego szczebla niewidoczne. Umożliwia to uczynienie zakładu pracy bardziej przyjaznym dla pracowników, ale również dla pracodawców. Zapewnienie sygnaliście spełnienia swojej funkcji wymaga od pracodawcy wiedzy na temat: kto i jak jest chroniony, kanałów zgłoszeń, dyrektywy unijnej. Najważniejsza wiedza to jednak ochrona tożsamości sygnalisty, ponieważ przepisy o sygnalistach są nierozerwalnie powiązane z ochroną ich danych osobowych.

Opinia społeczna o sygnaliście a rola sygnalisty

Obecnie pracownicy obawiają się zgłaszania nieprawidłowości w zakładzie pracy, ponieważ boją się działań odwetowych. W związku z tym, wejdzie w życie ustawa o ochronie sygnalistów. Sygnalista jest podmiotem działającym w dobrej wierze, ale w opinii społecznej zgłoszenie naruszenia kojarzy się z nielojalną postawą, co zaburza ochronę informatora.

Sygnalista nie powinien być postrzegany negatywnie. Opierając się na faktach, a nie subiektywnych odczuciach, składa zgłoszenia, starając się zapobiec zagrożeniom dla ogólnego dobra. Nie działa jedynie w swoim własnym interesie.

Należy pamiętać, że wbrew błędnemu przekonaniu sygnalista nie jest osobą, która z pełną świadomością zgłasza okoliczności, które nie miały miejsca. Organy europejskie przy definiowaniu pojęcia sygnalisty posłużyły się domniemaniem istnienia dobrej wiary zgłaszającego, tj. zgłaszający pozostawał w świadomości, że opiera się na prawdziwych podstawach.

Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2019/1937 z 23 października 2019 r o ochronie sygnalistów ma chronić sygnalistów przed takim obawami gwarantując im anonimowość zgłoszeń. Pracodawcy powinni być usatysfakcjonowani procedurą, która pozwoli im na uzyskiwanie większej ilości zgłoszeń, gdyż może to sprzyjać m.in. poprawie reputacji zakładu pracy, możliwości pozyskiwania wyspecjalizowanych pracowników, lepszej organizacji planów finansowych zakładu pracy. Wraz z wejściem ustawy w życie pojawią się nowe zasady ochrony sygnalistów i obowiązki pracodawców. Przy wyborze spośród kanałów zgłoszeń wewnętrznych warto wybrać specjalistów w danej dziedzinie.

Czym jest sygnalizowanie nieprawidłowości w etyce biznesu?

Etyka biznesu odnosi się do zasad i standardów, które kierują zachowaniem organizacji i jej pracowników. Sygnalizowanie nieprawidłowości jest kluczowym elementem etyki biznesu i jest to proces, w którym pracownicy, współpracownicy lub inne osoby związane z organizacją zgłaszają działania, które są niezgodne z prawem, regulacjami wewnętrznymi firmy lub zasadami etycznymi. Tego rodzaju działania mogą obejmować korupcję, oszustwa finansowe, nadużycia władzy, łamanie zasad ochrony środowiska, czy też naruszenia praw pracowniczych.

Jak działa sygnalista?

Jest to osoba, która bez żadnych konsekwencji odwetowych identyfikuje i zgłasza wszelkie przejawy nieprawidłowości zachodzące w organizacji. Sygnalista musi więc posiadać prawdziwe (bądź podejrzenie tej prawdziwości) informacje, które zgłasza w dobrej wierze w celu polepszenia funkcjonowania organizacji. Sygnalista dokonuje zgłoszenia w swoim imieniu, osobiście jako osoba fizyczna, ale zgłoszenie może być dokonane również na rzecz innej osoby albo ogólnie całej organizacji.

Kto nadaje status sygnalisty?

Status sygnalisty nie jest przez nikogo nadawany, status sygnalisty nadawany jest przez sam fakt spełnienia określonych kryteriów ustawowych dotyczących zgłaszania nieprawidłowości. Jeżeli sami zgłoszenie jest zgodne z przepisami to automatycznie kwalifikuje zgłaszającego do ochrony jako sygnalista.

Po co jest sygnalista?

Zadaniem sygnalisty jest pełnienie kluczowej roli w organizacjach i społeczeństwie poprzez poprawienie jakości podmiotu przez dokonanie zgłoszenia o nieprawidłowościach. Sygnalista poprzez zgłoszenie może ochronić interes publiczny, promować transparentność i odpowiedzialność w organizacjach, zapobiegać i pomagać w wykrywaniu przestępstw, przysłużyć się poprawie efektywności i zarządzania, pomagać zminimalizować ryzyko reputacyjne.