Poradnik: Jak zgłosić naruszenie prawa jako sygnalista?

Do pobrania w pdf, na końcu artykułu.

Czy mogę zgłosić naruszenie prawa jako sygnalista?

Jeżeli jesteś:

  • pracownikiem, również byłym pracownikiem i wiesz, że doszło do naruszenia prawa?
  • kandydatem do pracy i w trakcie rekrutacji dowiedziałeś się o naruszeniu prawa?
  • współpracownikiem, wolontariuszem, praktykantem, udziałowcem, dostawcą, podwykonawcą i masz wiedzę na temat naruszenia prawa?

Masz prawo zgłosić te informacje do swojego pracodawcy lub zleceniodawcy! Jak to zrobić? Zapoznaj się z poniższym poradnikiem.

Jakie warunki muszę spełnić jako sygnalista?

Możesz zostać sygnalistą, jeżeli posiadasz informacje o naruszeniu prawa z zakresu wskazanego w obowiązującym ustawodawstwie krajowym i w przepisach wewnętrznych. W momencie dokonywania zgłoszenia musisz mieć pewność, że informacje, które przekazujesz są prawdziwe. Czytaj więcej, Kto może zostać sygnalistą?

Jakie obowiązki ma podmiot (pracodawca)?

Pracodawca/zleceniodawca zobowiązany jest do udostępnienia kanałów wewnętrznych, poprzez które możesz zgłosić naruszenie. Dodatkowo podmiot ten zobowiązany jest do przygotowania wewnętrznych regulaminów, procedur lub instrukcji, które konsultowane są ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami pracowników. Pracodawca ma również obowiązek zapoznania wszystkich pracowników z wprowadzonymi rozwiązaniami.

Gdzie mogę znaleźć informacje na temat procedury zgłaszania naruszenia prawa?

Informacje o wprowadzonych procedurach możesz znaleźć m.in. na stronie internetowej podmiotu, tablicach informacyjnych w zakładzie, u przedstawicieli związków zawodowych lub przedstawicieli pracowników. Jeżeli podmiot zobowiązany jest do prowadzenia Biuletynu Informacji Publicznej – informacji szukaj również na tych stronach. Możesz zgłosić się także do działu kadr, gdzie powinieneś zostać poinformowany o wprowadzonych rozwiązaniach.

W jaki sposób mogę dokonać zgłoszenia naruszenia prawa?

Możesz przekazać informacje o naruszeniu poprzez jeden z udostępnionych przez podmiot (pracodawcę) kanałów wewnętrznych. Jaki kanał jest dla Ciebie najbezpieczniejszy – zobacz Ranking. Ocena i porównanie kanałów zgłoszeniowych dla sygnalisty.

Przed wysłaniem informacji przygotuj wcześniej wszystkie posiadane dowody na potwierdzenie swoich słów. Mogą to być filmy, dokumenty, zdjęcia. Jeżeli udostępniony kanał zgłoszeniowy nie będzie miał możliwości załączenia dowodów, umów się na spotkanie z osobą wyznaczoną do przyjmowanie zgłoszeń. W przesłanej wiadomości poinformuj, że posiadasz odpowiednie dowody.

Dodatkowo w informacji o naruszeniu przekaż wszelkie posiadane informacje, które umożliwią wyznaczonym osobom dokonanie odpowiedniej i rzetelnej analizy zgłoszenia. Powinieneś wskazać datę, miejsce oraz opisać samo naruszenie.

Czy w zgłoszeniu powinienem podać dane osobowe sprawcy naruszenia?

Tak. W zgłoszeniu przekaż wszystkie posiadane informacje, które posiadasz. Jeżeli znasz dane osobowe sprawcy naruszenia również je podaj. Wszystkie dane osobowe zawarte w zgłoszeniu chronione są przez odbiorcę zgłoszenia zgodnie z aktualnymi przepisami prawa.

Czy muszę ujawniać swoje dane? Czy mogę pozostać anonimowy?

To zależy od zapisów procedury dotyczącej ochrony sygnalistów. Sprawdź, czy musisz podać swoje dane.

Jeżeli Twój pracodawca przyjmuje zgłoszenia anonimowe – nie musisz podawać swoich danych osobowych ani kontaktowych. W sytuacji jednak, kiedy dokonasz zgłoszenia listowego lub telefonicznego, a nie podałeś danych kontaktowych, nie otrzymasz odpowiedzi zwrotnej i nie będziesz wiedział co stało się z przekazaną informacją. Chyba że podmiot przyjmuje zgłoszenia poprzez dedykowaną aplikację np. SYGNALISTA24.info – wtedy komunikacja nie jest uzależniona od podania danych osobowych i kontaktowych.

Jeżeli pracodawca wymaga podania w zgłoszeniu m.in. imienia i nazwiska, stanowiska, danych kontaktowych, zobowiązany jesteś podać te informacje. W przypadku niepodania ich Twoje zgłoszenie może zostać zamknięte bez rozpatrywania. Te dane zostaną również użyte w komunikacji z Tobą, jeżeli dokonasz zgłoszenia telefonicznego lub listowego.

Twoje dane są chronione zgodnie z rozporządzeniem o ochronie danych osobowych (RODO). Masz również takie prawa jakie przysługują osobie fizycznej, której dane osobowe są przetwarzane, czyli np. prawo do bycia poinformowanym. Zatem w wyniku zgłoszenia naruszenia powinieneś zapoznać się z klauzulą informacyjną dotyczącą ochrony danych osobowych.

Sygnalista24.info

Komu mogą zostać ujawnione moje dane osobowe?

Twoje dane osobowe pozna tylko osoba wyznaczona do przyjmowania zgłoszeń. W uzasadnionych przypadkach mogą to być osoby wyznaczone do wykonania działań następczych. Jednak do samego rozpatrzenia zgłoszenia Twoje dane osobowe nie są konieczne.

Twoje dane osobowe mogą zostać również ujawnione, kiedy takie ujawnienie jest obowiązkiem wynikającym z prawa UE lub prawa krajowego. W razie konieczności ujawnienie Twoich danych osobowych zostaniesz o tym poinformowany.

Jeżeli mam do wyboru kilka sposobów dokonania zgłoszenia naruszenia, który wybrać?

Wybierając sposób dokonania zgłoszenia musisz kierować się przede wszystkim swoim bezpieczeństwem. Niektóre sposoby dokonywania zgłoszeń udostępnione przez pracodawcę nie są na tyle bezpieczne, aby Twoje dane osobowe nie zostały ujawnione nieupoważnionym osobom.

Tutaj proszę sprawdź, na co zwrócić uwagę i który z dostępnych kanałów zgłoszeniowych jest najbezpieczniejszy?

Do kogo trafi przekazana przeze mnie informacja o naruszeniu?

Przekazana przez Ciebie informacja trafia do wyznaczonej w podmiocie osoby lub osób z określonego działu. Osoby takie posiadają pisemne upoważnienie do przetwarzania danych zawartych w zgłoszeniu, w tym danych osobowych. Osoby te zobowiązane są również do zachowania poufności przetwarzanych informacji.

Twoją sprawą może zajmować się również kompetentny podmiot zewnętrzny, który działa na podstawie pisemnej umowy.

Czy ktoś będzie się ze mną kontaktował w związku z przekazaną przeze mnie informacją o naruszeniu?

Tak. Kontaktować się z Tobą będą osoby wyznaczone do obsługi zgłoszenia. Na pewno spodziewaj się takiego kontaktu dwa razy. Pierwszy raz, kiedy powinieneś otrzymać potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia. Drugi raz, kiedy powinieneś otrzymać informacje zwrotną zawierającą stwierdzenie bądź brak stwierdzenia wystąpienia naruszenia prawa i ewentualnych środkach, które zostały lub zostaną zastosowane w reakcji na stwierdzone naruszenie.

Do kontaktu może dojść również wtedy, kiedy osoba wyznaczona do przyjmowania zgłoszeń będzie oczekiwała przekazania dowodów albo dodatkowych wyjaśnień lub uściśleń.

Również Ty możesz – już po przekazaniu zgłoszenia – kontaktować się z wyznaczonymi osobami, jeżeli masz nowe informacje lub dowody na temat naruszenia.

Kiedy mogę spodziewać się przekazania informacji zwrotnej?

Osoba wyznaczona do przyjmowania zgłoszenia zobowiązana jest do potwierdzenie otrzymania informacji o naruszeniu w terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia. Następnie w terminie maksymalnie 3 miesięcy od dnia potwierdzenia zgłoszenia powinieneś otrzymać informację zwrotną. Jeżeli nie otrzymałeś potwierdzenia przekazania zgłoszenia termin na przekazanie informacji zwrotnej wynosi 3 miesiące i 7 dni od momentu wysłania zgłoszenia.

Co mogę zrobić, jeżeli termin odpowiedzi minął, a ja nie dostałem informacji zwrotnej?

Skontaktuj się z osobą przyjmującą zgłoszenia i poproś o wyjaśnienia dotyczące opóźnienia. Jeżeli w rozsądnym terminie nie otrzymasz żadnej odpowiedzi, możesz posiadane informacje o naruszeniu przekazać do wyznaczonego podmiotu publicznego, który udostępnia kanał zewnętrzny do przyjmowania zgłoszeń o naruszeniach.

Czy informacje o naruszeniu mogę przekazać do innego podmiotu pomijając mojego pracodawcę?

Tak. Możesz przekazać informacje o naruszeniu do innego upoważnionego podmiotu, jeżeli obawiasz się działań odwetowych ze strony pracodawcy lub współpracowników. Możesz to zrobić również wtedy, kiedy Twoje zgłoszenie o naruszeniu, które przekazałaś za pomocą kanału wewnętrznego zostało zignorowane albo nie otrzymałeś informacji zwrotnej. Powinieneś jednak w pierwszej kolejności rozważyć dokonanie zgłoszenia za pomocą udostępnionych kanałów wewnętrznych.

Może być również taka sytuacja, że Twój pracodawca nie udostępnił kanału wewnętrznego do przyjmowania zgłoszeń o naruszeniu. Wtedy – nie mając wyjścia – przekazujesz posiadane informacje do organu publicznego, który przyjmuje takie zgłoszenia.

W jaki sposób mogę dokonać zgłoszenia naruszenia do podmiotu zewnętrznego?

Do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych zobowiązane są podmioty publiczne, które przyjmują zgłoszenia w dziedzinach należących do zakresu działania tych organów. Może to być na przykład Rzecznik Praw Obywatelskich, urząd skarbowy, prokuratura, gmina, ZUS itp. Jak dokonywać zgłoszenia zewnętrznego dowiesz się ze strony internetowej organu publicznego przyjmującego tego typu zgłoszenia. Podmioty te udostępniają również odpowiednie kanały przyjmowania zgłoszeń.

Czy jestem chroniony jako sygnalista?

Tak. Zgodnie z prawem jesteś chroniony od 17.12.2021 roku. Jeżeli dokonasz zgłoszenia nieprawidłowości wykorzystując udostępnione kanały jesteś w pełni chroniony. Chroniona jest Twoja tożsamość. Nie wolno również stosować wobec Ciebie działań odwetowych. Osoby, które dopuszczą się nieakceptowalnych praktyk mogę spodziewać się sankcji. Chroniąc siebie możesz powołać się na stosowne przepisy prawa krajowego, europejskiego lub wewnętrznego. Przysługuje Ci również pomoc prawna, psychologiczna lub finansowa. Uzyskać ją możesz u określonych podmiotów publicznych.

Czy pracodawca może mnie zwolnić?

Pracodawca nie może Cię zwolnić z tego powodu, że jesteś sygnalistą. Pamiętaj jednak, że przekazanie informacji muszę być prawdziwe i poparte dowodami.

Pobierz poradnik, w pdf: SYGNALISTA24.info. Poradnik. Jak zgłosić naruszenie prawa jako sygnalista?

Przygotował zespół Doering & Partnerzy