Kanał odbioru zgłoszeń zewnętrznych, czyli doskonałość ochrony sygnalisty

Ustawa o ochronie sygnalistów weszła w życie z dniem 25.09.2024. To właśnie z tym dniem, wedle jej przepisów, do wdrożenia procedur i uruchomienia kanałów zgłoszeń wewnętrznych przystąpiły samorządy, organy publiczne, firmy znajdujące się w rękach prywatnych oraz spółki komunalne. Kryteria, wedle których objęto poszczególne podmioty obowiązkiem, to:

liczba pracowników równa lub większa od 50 zgodnie ze stanem na 1 stycznia lub 1 lipca;
liczba mieszkańców równa lub większa od 10 000 w wypadku jednostek samorządu terytorialnego;
prowadzenie działalności gospodarczej kwalifikującej podmiot do objęcia Ustawą o przeciwdziałaniu praniu brudnych pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

Wdrożenie ochrony sygnalisty za pomocą wewnętrznego kanału zgłoszeń to jednak dopiero pierwszy etap fazy tworzenia się nowego porządku – nie tylko prawnego, ale również organizacyjnego – w Polsce. 25 grudnia 2024 r. upływa termin przygotowania etapu drugiego – stworzenia kanałów służących przyjmowaniu zgłoszeń zewnętrznych.

Pamiętaj! Sygnalistą może być zarówno pracownik firmy, jak i też m.in. wolontariusz, osoba związana ze środowiskiem biznesowym [np. osoba która wygrała postępowanie i będzie realizowała usługi], czy również i były pracownik organizacji, która ma prawo dokonać zgłoszenia naruszenia zarówno poprzez kanał wewnętrzny, jak i zewnętrzny.

Kto jest zobowiązany do utworzenia kanału zewnętrznego?

W myśl ustawy do odbioru zgłoszeń zewnętrznych zobowiązane są przede wszystkim organy publiczne oraz Rzecznik Praw Obywatelskich. Jest o tym wyraźnie mowa w Rozdziale 4, Artykule 30. Ustawy o ochronie sygnalistów. Oznacza to, że każda jednostka samorządowa w Polsce, a także inne organy administracji publicznej muszą stworzyć możliwość dokonania zgłoszenia przez sygnalistę niebędącego członkiem organu.

Mimo że ustawa nad wyraz klarownie definiuje zbiór obowiązanych jej przepisami podmiotów, przeglądając wyniki wyszukiwać najpopularniejszych wyszukiwarek można natrafić na informacje zupełnie z nią sprzeczne. Nierzadko pochodzą one od oferujących usługi z zakresu szkoleń czy obsługi teleinformatycznej narzędzi służących do komunikacji sygnalisty z wyznaczonymi odbiorcami zgłoszeń. Jeśli masz poczucie, że zostałeś w tej sprawie wprowadzony w błąd, warto zaufać zespołowi, który ma w tej kwestii doświadczenie i historię skutecznego implementowania wymogów prawnych z zakresu ochrony sygnalisty.

Zapoznaj się z naszą ofertą na kanał zewnętrzny dla

Dla kogo powstają kanały przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych?

Zgłoszenia naruszenia przez kanał zewnętrzny dokonuje sygnalista, który nie wykonuje w ramach podmiotu prawnego przyjmującego zgłoszenia pracy zarobkowej. Zgłoszenia może dokonać zarówno w przypadku, gdy zgłosił wykryte naruszenie za pomocą kanału wewnętrznego, a nie uzyskawszy odpowiedzi i nie stwierdziwszy woli przeprowadzenia działań naprawczych zgodnych z przyjętą dla zgłoszeń wewnętrznych procedurą postanowił przekazać sprawę dalej; jak i w przypadku, gdy nie dokonał uprzednio zgłoszenia wewnętrznego – nieistotne, czy w organizacji dla której pracuje wdrożono procedurę i kanał odbioru zgłoszeń wewnętrznych.

Tym samym kanał odbioru i rozpatrywania zgłoszeń zewnętrznych jest uszczelnieniem systemu, którego zadaniem jest zapewnienie bezpieczeństwa i poufnej komunikacji osobom, które widząc jak łamie się zasady nie pozostają obojętne.

Nie wiesz, jaki sposób zgłaszana naruszeń będzie bezpieczny? Zapoznaj się z rankingiem kanałów zgłoszeniowych i zobacz, dlaczego warto wybrać nasze rozwiązanie.

Jakie wymogi musi spełniać kanał zewnętrzny?

Przede wszystkim – musi gwarantować sygnaliście bezpieczeństwo i poufność. Nie można w tej kwestii dopuścić się zaniedbania, gdyż za niedopełnienie obowiązków związanych z ochroną danych sygnalisty oraz zawartych w treści zgłoszenia grozi odbiorcy zgłoszeń odpowiedzialność karna. Kolejnym warunkiem jest dostępność – sygnaliście nie wolno utrudniać dokonania zgłoszenia. W świecie postępującej cyfryzacji, gdzie telefon komórkowy jest antytezą dobra luksusowego, łatwiej jest przygotować kanał korzystając z rozwiązań informatycznych, niż uciekać się do papieru, który przyjmie wszystko; odpowiednio przygotowany kanał optymalizuje również pracę odbiorcy zgłoszeń.

Ochrona sygnalisty – droga do organizacyjnej doskonałości

Ustawa o ochronie sygnalistów jest adaptacją na grunt polskiego prawa zaleceń Dyrektywy UE nr 1937/2019. Wielu pracowników, ale również i pracodawców czekało na moment w którym osoby które decydują się porzucić milczenie na temat nieprawidłowości będą mogły to zrobić bez obaw przed odwetem. Dzięki stworzeniu narzędzi ochronnych dla takich pracowników doskonaleniu ulega kultura organizacyjna, kultura pracy. Dlatego tworząc te narzędzia dążyć do ich doskonałości.

Zapoznaj się z naszą ofertą i wybierz dogodny dla Twojej Organizacji kanał zgłoszeniowy.

Bezpieczny kanał zewnętrzny dla sygnalistów – Sygnalista24.info

Wykorzystywane przez nas zabezpieczenia w postaci szyfrowania i zachowania prywatności gwarantują bezpieczeństwo dla sygnalisty. Mamy dostosowany kanał zarówno dla zgłoszeń wewnętrznych, jak również i wewnętrznych. Dzięki naszej wiedzy i doświadczeniu, pomożemy we wdrożeniu, w tym także z przygotowaniem dokumentacji dla zgłoszeń zewnętrznych, które nie tylko spełnią wymogi prawne, ale również zapewnią skuteczną ochronę sygnalistów w Państwa organizacji. Korzystając z naszej platformy Sygnalista24.info, zapewniamy bezpieczne kanały zgłoszeniowe, które chronią sygnalistów.

Pamiętaj! Każde zgłoszenie naruszenia jest ważne. Z tego powodu staramy się, aby łatwość obsługi platformy była związana z wysoką ochroną bezpieczeństwa danych.

Jeśli uznasz, że system dotyczący sygnalistów nie jest dostosowany do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych, nie wyznaczył stosownych procedur lub stworzone kanały zgłoszeniowe nie są bezpieczne i grozi Ci odwet, możesz przestępstwo zgłosić również na policję lub do prokuratury.

Autor: Konstanty Mierzejewski