Czy wiesz, kogo obejmie ustawa dotycząca sygnalistów? Jakie działania są konieczne do jej wdrożenia? Czy dyrektywa o sygnalistach dotyczy Ciebie i Twojej firmy? O tym dowiesz się w poniższym artykule.

Kogo dotyczy ustawa o sygnalistach ?

Parlament Europejski oraz Rada UE przyjęły 23 października 2019 r. dyrektywę dotyczącą ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. Dokument ten obejmuje ochroną wszystkie osoby, które zgłaszają nieprawidłowości, co skłoniło pracodawców do zadania pytania – czy są zobowiązani do wprowadzenia procedur zapewniających zgłaszanie nieprawidłowości w swoim zakładzie pracy?

Rozróżnienie obowiązku

Podmioty zobowiązane do wprowadzenia procedur są rozróżniane na podstawie trzech kanałów przekazywania informacji. Są to: kanał wewnętrzny, zewnętrzny lub ujawnienie publiczne.

Kanał wewnętrzny

Sygnalista zgłasza naruszenie prawa zgodnie z wewnętrzną procedurą organizacji poprzez kanał zgłoszeniowy wybrany przez pracodawcę. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych powinien zawierać przede wszystkim dane w zakresie: przedmiotu naruszenia, numer sprawy, datę dokonania zgłoszenia, datę zakończenia sprawy oraz informacje o działaniach następczych, które podjęto po otrzymaniu zgłoszenia.

Zgłoszenia zewnętrzne

Zgłoszenie dotyczące nieprawidłowości należy skierować do organu publicznego, którym zgodnie z obecnym projektem ustawy jest Rzecznik Praw Obywatelskich. Jeśli zgłoszenie zostanie wysłane do niewłaściwego organu publicznego, to zostanie przekazane do właściwego organu, a osoba zgłaszająca zostanie o tym poinformowana. Zewnętrzna instytucja ma obowiązek podjęcia dalszych działań mających na celu rozwiązanie sytuacji.

Ujawnienie publiczne

Kanał zapewniający ochronę sygnalistom, którzy przekazali informacje o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej, rekomenduje się dopiero po braku skuteczności kanału wewnętrznego i zewnętrznego.

Jakie podmioty są zobowiązane do wdrożenia procedur o ochronie sygnalistów?

Do wewnętrznego kanału zgłoszeniowego zobowiązane są podmioty prawne w sektorze prywatnym, które zatrudniają co najmniej 50 pracowników poza wyjątkami. Kanały powinny należy dostosować do poziomu ryzyka w stosunku do działalności organizacji dla interesu publicznego. Jest to obowiązek bezwzględny i nie uchylający się poprzez różnorodność charakteru działalności. Dyrektywa unijna przewiduje również możliwość wymagania od organizacji zatrudniających mniej niż 50 pracowników istnienia kanału wewnętrznego, jeżeli ocena ryzyka działalności przez nią podejmowaną jest wysoka.

W Polsce podmiotami o wysokiej ocenie ryzyka są organizacje działające w zakresie:

rynków finansowych oraz
zapobieganiu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (tzw. ustawa AML),
ochrony środowiska i
bezpieczeństwa transportu,

zgodnie z innymi wytycznymi UE.

Istnieje możliwość założenia kanału wewnętrznego dla podmiotów zatrudniających mniej niż 50 osób – nie jest to wtedy ich obowiązek, jedynie możliwość, z której można skorzystać dla polepszenia funkcjonowania swojej firmy. Wymogi kanałów zgłoszeniowych są wtedy obniżone i nie tak rygorystyczne jak w dyrektywie. Pomimo tego zawsze muszą zapewniać poufność dla danych osoby zgłaszającej naruszenie.

Pracodawca przy uzyskaniu wsparcia wdrożenia kanału wewnętrznych procedur zgłaszania naruszeń ze strony specjalisty pozyskuje dla swoich pracowników nową drogę raportowania z nadzieją, że naruszenia zgłaszane poprawią sytuacje firmy na szczeblach zasobów ludzkich oraz zysków. Pracodawca jest głównym podmiotem w zakładzie pracy, który ma obowiązek zapewnienia ochrony sygnalistom.

Zgłoszenie zewnętrzne

Przede wszystkim, w przypadku podmiotów prywatnych, które nie zapewniają swoim pracownikom możliwości zgłaszania naruszeń poprzez wewnętrzny kanał, należy umożliwić im dokonywanie zgłoszeń zewnętrznych do (obecnie) Rzecznika Praw Obywatelskich. Państwo Polskie, poprzez wdrożenie ustawy o sygnalistach, zapewni, że właściwy organ będzie dysponował środkami ochrony w zakresie dokonywanych zgłoszeń.

Ujawnienie publiczne

To nie tyle procedura zobowiązująca, co awaryjna. Ujawnienie publiczne ma na celu ochronę osoby zgłaszającej naruszenie, gdy mimo dokonania wewnętrznego i zewnętrznego zgłoszenia przez sygnalistę, naruszenie nadal istnieje. Innymi słowy, nie zostało ono właściwie ocenione i nie podjęto odpowiednich działań następczych.

Jak poradzić sobie z nałożonym obowiązkiem?

Podmioty prywatne zatrudniające od 50 do 249 pracowników, na które został nałożony obowiązek procedury zgłoszeń wewnętrznych mogą jednak zgodnie z dyrektywa o ochronie sygnalistów skorzystać ze specjalistycznej pomocy, co nie narusza zasady zachowania poufności.

Ochrona określona jest aktualnie w dyrektywie Unii Europejskiej. Zmiany dotyczące zastosowania tej regulacji na obszarze polskim nabiorą tempa, kiedy sygnalistom zostanie zapewniona ochrona ustawowa. Legislacja ustawy zatrzymała się na etapie projektu ustawy o sygnalistach, prawdopodobnie już niedługo doczekamy się pełnoprawnej ustawy o sygnalistach, warto w tym momencie wiedzieć czy nakłada ona na mnie obowiązek zapewnienia ochrony sygnalistom.

Co z ustawa o ochronie sygnalistów?

Ustawa dnia 19 czerwca 2024 r. została podpisana przez Prezydenta RP, a dnia 24 czerwca 2024 r. ogłoszona w Dzienniku Ustaw. Tym samym rozpoczął się 3 miesięczny okres vacatio legis.

Czy sygnalista jest jawny?

Sygnalista może pozostać anonimowy, a jego tożsamość jest chroniona przez przepisy prawa. Sygnalista sam decyduje czy chce dokonać zgłoszenia w formie jawnej czy anonimowej. Jeżeli sygnalista zdecyduje się na formę jawną zgłoszenia to tylko osoby uprawnione do koordynowania naruszeń poznają jego dane osobowe.