Jak zbudować komisję do weryfikacji naruszenia zgłoszonego przez sygnalistę?

Zanim zaczniemy otrzymywać naruszenia od sygnalisty zwróćmy uwagę na prawidłowe wdrożenie całego systemu. Zapobiegnie to konsekwencjom prawnym, jakie grożą nam z powodu wycieku informacji, ujawnienia tożsamości sygnalisty czy stosowania wobec niego odwetu.

Ochrona sygnalisty w Polsce

Zobacz, kogo chroni ustawa, kim są sygnaliści?

Wdrożenie ochrony sygnalistów w Twojej organizacji

Jak prawidłowo wdrożyć system zgłaszania naruszeń prawa przez sygnalistów przedstawiamy tutaj, krok po kroku. Skorzystaj z naszego doświadczenia w tym zakresie.

Warto już teraz:

  1. przygotować dokumentację, dokonać wyboru koordynatorów, przeszkolić ich oraz poinformować pracowników o funkcjonujących zasadach;
  2. dokonać wyboru takiego kanału zgłoszeniowego, aby zapewnić osobie zgłaszającej odpowiedni poziom anonimowości i bezstronności oraz umożliwić wymianę korespondencji. Link do kanału zgłoszeniowego należy zamieścić we wskazanych miejscach i poinformować o tym pracowników.

W razie potrzeby:

  1. Przygotowaliśmy już wzory regulaminu i instrukcji wraz z załącznikami. Dla swoich klientów aktualizujemy nieodpłatnie i na bieżąco.
  2. Przygotowaliśmy materiały szkoleniowe dla pozostałych pracowników.

Komisja weryfikacyjna zgłoszonych naruszeń. Działania następcze

Wpłynęło naruszenie od sygnalisty. Co dalej?

Krok po kroku. Po otrzymaniu zgłoszenia naruszenia przez sygnalistę, podmiot powinien podjąć następujące działania:

  1. Potwierdzić otrzymanie zgłoszenia. Koordynator lub administrator potwierdza otrzymanie zgłoszenia i informuje o tym sygnalistę. Platforma Sygnalista24.info wykonuje tę czynność automatycznie, w momencie odczytu wiadomości od sygnalisty przez osoby upoważnione w firmie. Zobacz jak działa platforma, z każdej strony: sygnalisty, użytkownika i administratora.
  2. Przeprowadzić wstępną weryfikację zgłoszonego naruszenia. Warto przyjrzeć się otrzymanej wiadomości zanim skierujemy sprawę do specjalnej komisji weryfikacyjnej. Sprawdzamy czy zgłoszenie:
    • jest prawidłowe, zgodnie z wewnętrznymi regulacjami (systemem) i obejmuje określony w nim zakres oraz obejmuje osoby, które mogą zgłosić takie naruszenie;
    • jest wiarygodne i zawiera wystarczające informacje by podjąć dalsze działania weryfikacyjne. Jeśli nie jest wszystko jasne lub przekazana informacja nie doprecyzowuje, warto poprosić sygnalistę o uszczegółowienie i przesłanie więcej informacji, dowodów.
  3. Utworzyć komisję weryfikacyjną. Administrator zaprasza w określonym terminie osoby, które mogą pomóc w dalszym rozpatrywania otrzymanej od sygnalisty wiadomości. W zależności od kategorii naruszenia mogą to być osoby po z HR, Compliance, kadr, księgowości, działu prawnego, produkcji, jakości, logistyki, kierownictwo lub zarządu. Ilość osób powinna być optymalna, tzn. taka która umożliwi podjęcie decyzji w sprawie naruszenia i odpowiedzi sygnaliście. Do zespołu wybiera się osoby z odpowiednimi kwalifikacjami i doświadczeniem. Należy również zwrócić uwagę na niezależność i powiązania z sygnalistą oraz otrzymanym naruszeniem. Dobrą praktyką jest odbycie szkolenia pracowników oraz komisji w zakresie systemu ochrony sygnalisty, weryfikacji naruszeń oraz etyki zawodowej.
  4. Przekazać materiały komisji. Koordynator/Administrator, zgodnie z dobrą praktyką, nie powinien przekazać danych osobowych sygnalisty. Uchroni to przed ewentualną eskalacją i zastosowaniem odwetu.
  5. Przeprowadzić pełną weryfikację otrzymanego naruszenia. W sytuacji, kiedy materiał jest nadal niepełny warto poprosić sygnalistę o dodatkowe informacje. Weryfikację dokonujemy z pełnym zaangażowaniem, w sposób obiektywny i dokładny biorąc pod uwagę wszystkie informacje, dowody i zeznania.
  6. Poinformować sygnalistę o podjętych działaniach. W każdej sytuacji należy zachować poufność korespondencji i chronić sygnalistę oraz przekazywane wspólnie informacje.
    Pamiętaj! Nie każdy z kanałów zgłoszeniowych jest bezpieczny. Zobacz Ranking kanałów zgłoszeniowych
  7. Podjąć dalsze czynności w firmie, na podstawie wyników prac komisji. W zależności od sytuacji, może to być zmiana polityki zarządzania, procedur w firmie. Niekiedy może być to również zawieszenie pracownika czy zgłoszenie naruszenia organom ścigania.
  8. Wprowadzić działania zapobiegawcze. Firma w ten sposób uniknie podobne sytuacje w przyszłości. Wykonujemy analizę ryzyk, identyfikujemy potencjalne zagrożenia.

Powyższe kroki zapewnią poufność, obiektywność i skuteczność procesu weryfikacji naruszenia. Firma powinna traktować sygnalistów z szacunkiem i w pełni przestrzegać wdrożony system chroniący sygnalistów. W ten sposób zachęci innych pracowników do zgłaszania nieprawidłowości.

Katarzyna Doering, Doering&Partnerzy

 


Zobacz również:

Zainteresuje osoby odpowiedzialne za system chroniący sygnalistów w pracy

Bezpieczeństwo sygnalisty i poufność informacji to podstawa

Zobacz także:

Poradnik dla sygnalisty

Zobacz więcej: