Kto jest odpowiedzialny za przyjmowanie zgłoszeń od sygnalisty?

Sygnalista to osoba fizyczna, która zgłasza kanałem wewnętrznym lub zewnętrznym albo ujawnia publicznie informacje na temat naruszeń uzyskanych w kontekście związanym z pracą. Sygnalistą może być każdy z nas. Kto jednak odbiera zgłoszenia dokonywane przez sygnalistów?

Osoba wyznaczona do przyjmowania zgłoszeń sygnalisty

Osoba wyznaczona do przyjmowania zgłoszeń to pracownik organizacji odpowiedzialny za odbiór zgłoszeń. Taka osoba powinna być niezależna, aby mogła obiektywnie oceniać zgłoszenia i podejmować odpowiednie działania wewnątrz organizacji. W zakresie tej funkcji leży:

przyjmowanie zgłoszeń od sygnalisty
analizowanie i weryfikacja zgłoszeń
kontakt z sygnalistą
dbanie o poufność danych osobowych zawartych w dokonanym zgłoszeniu
podejmowanie działań następczych w zakresie zgłoszenia
raportowanie zgłaszanych nieprawidłowości i podjętych działań;

Kto wyznacza osobę do obsługi zgłoszeń?

Wybór odpowiedniej osoby na to stanowisko jest kluczowy dla zapewnienia skuteczności systemu zgłaszania nieprawidłowości i ochrony sygnalistów.
Taką osobę wyznacza kierownictwo organizacji.
W przypadku większych firm, obowiązek ten może spoczywać na zarządzie, komitecie audytu lub innym organie nadzorczym.
W sektorze publicznym może to być kierownik jednostki, burmistrz, prezydent miasta lub inny uprawiony organ.
W instytucjach międzynarodowych lub dużych korporacjach może to być centralna jednostka ds. compliance lub dedykowany komitet, który nadzoruje wdrożenie procedur związanych z sygnalistami.

Jeśli chcesz wiedzieć, który sposób dokonywania zgłoszeń jest najbezpieczniejszy, zapoznaj się z rankingiem kanałów zgłoszeniowych.

Jaka osoba powinna być odpowiedzialna za przyjmowanie zgłoszeń?

Taka osoba powinna spełniać kilka kluczowych kryteriów, aby skutecznie i bezstronnie realizować swoje zadania:

Powinna być niezależna od struktur, które mogą być przedmiotem zgłoszeń. To minimalizuje ryzyko konfliktów interesów i zapewnia obiektywną ocenę zgłoszeń. Powinna mieć również możliwość przekazania zgłoszenia innej osoby uprawionej do obioru zgłoszeń, gdyby dane zgłoszenie dotyczyło jej osobiście.
Powinna swoimi działaniami gwarantować pełną poufność sygnaliście. Musi dbać o ochronę danych osobowych zawartych w zgłoszeniu.
Powinna mieć wystarczające wykształcenie i doświadczenie niezbędne do prawidłowej oceny zgłoszeń.
Powinna być obdarzona zaufaniem zarówno ze strony pracowników jak i kierownictwa organizacji. Sygnalista powinien czuć się bezpiecznie.
Musi być zaznajomiona z wewnętrznymi procedurami organizacji dotyczącymi zgłaszania nieprawidłowości oraz obowiązującymi przepisami prawa, w tym z Ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.
Powinna umiejętnie komunikować się z sygnalistami, zapewniając im wsparcie i informując o stanie rozpatrywania zgłoszenia.

Najczęściej na to stanowisko wyznaczane są osoby z działów compliance, audytu lub prawnego.

Na jakiej podstawie swoją funkcję pełni osoba przyjmująca zgłoszenia?

Osoba taka powinna działać na podstawie specjalnego upoważnienia, które stanowi załącznik do wewnętrznej procedury organizacji. Powinna mieć dostęp do kanału zgłoszeniowego oraz być wyposażona w szereg dokumentów, które umożliwi w sposób prawidłowy wykonywać jej obowiązki.

Taka osoba opiera się przede wszystkim na wewnętrznej procedurze zgłaszania nieprawidłowości. Taki dokument powinien wyjaśniać proces zgłaszania, przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń sygnalistów. Opisuje dokładnie etapy zgłaszania, kanały komunikacji, czas reakcji, działania następcze.

Jeśli zastanawiasz się nad wdrożeniem kanału zgłoszeniowego w swojej firmie, zapoznaj się z naszą ofertą.

Czemu funkcja osoby wyznaczonej do przyjmowania zgłoszeń od sygnalisty jest ważna?

Osoba taka dba o:

ochronę interesów organizacji poprzez wczesne wykrywanie nieprawidłowości,
zabezpiecza prawa sygnalistów przed odwetem,
powinien promować uczciwość poprzez poważne traktowanie zgłoszeń,
pomoc organizacji w spełnianiu wymogów pranych w zakresie sygnalisty,
identyfikacje zagrożeń dla organizacji poprzez odpowiednią weryfikacje zgłoszeń,
przejrzystość procesów w zgłaszaniu naruszeń prawa.

Co to jest ochrona sygnalistów?

Zestaw przepisów i działań mających na celu zabezpieczenie osób, które zgłaszają nieprawidłowości, nadużycia w kontekście związanym z pracą. Sygnalista to osoba, która ujawnia informacje dotyczące naruszeń i nie może w wyniku działania w dobrej wierze doznawać działań odwetowych.

Zobacz, w jaki sposób nasz kanał zapewnia bezpieczeństwo dla sygnalisty.

Co uważa się za sygnalizowanie nieprawidłowości?

Jest to proces zgłaszania przez pracowników, współpracowników lub inne osoby związane z daną organizacją w kontekście pracy, informacji o działaniach lub praktykach, które są niezgodne z prawem, regulacjami wewnętrznymi lub etycznymi standardami.

Czy sygnalista jest chroniony?

Sygnalista jest chroniony prawnie w celu zapobieżenia działaniom odwetowym za zgłaszanie nieprawidłowości. Ochrona ta obejmuje przeciwdziałanie represjom, dochowanie poufności danych sygnalisty, wsparcie prawne i psychologiczne jeżeli sygnalista go potrzebuje, prawo do odszkodowania. Jeżeli sygnalista doznaje represji w wyniku dokonania zgłoszenia nieprawidłowości w kontekście z pracą to powinien zgłosić to do odpowiednich organów albo skorzystać ze swoich praw przed właściwym do rozpoznania sprawy sądem.

Narzędzie do zgłaszania i odbierania wiadomości od sygnalistów – Sygnalista24.info

W ustawie zwraca się uwagę zarówno na możliwości dokonywania zgłoszeń anonimowych, jak także na to, aby te zgłoszenia były przechowywane w sposób bezpieczny. Staramy się zwracać uwagę na to, aby nasze narzędzie dawało możliwość, aby osoba odbierająca zgłoszenie mogła z łatwością odbierać zgłoszenia, zachowując przy tym odpowiednie standardy bezpieczeństwa. Korzystając z naszej platformy Sygnalista24.info, zapewniamy bezpieczne kanały zgłoszeniowe, które chronią sygnalistów.

Pamiętaj! Każde zgłoszenie naruszenia jest ważne. Z tego powodu staramy się, aby łatwość obsługi platformy była związana z wysoką ochroną bezpieczeństwa danych.

Jeśli uznasz, że system dotyczący sygnalistów nie wyznaczył stosownych procedur lub stworzone kanały zgłoszeniowe nie są bezpieczne i grozi Ci odwet, możesz przestępstwo zgłosić również na policję lub do prokuratury.

Autor: Weronika Łowicka