Materiał dowodowy w zgłoszeniu sygnalisty

Podczas dokonywania zgłoszenia sygnalistę mogą dopaść rozmaite wątpliwości. Jedna z nich dotyczy kwestii załączenia materiału dowodowego do treści zgłoszenia. W swoim zgłoszeniu sygnalista świadczy słownie o tym, co widział, co słyszał – ale czy jego świadectwo niepoparte twardymi dowodami jest wiarygodne i wiążące? Czy opisanie naruszenia, bez załączenia zdjęć, nagrań, dokumentów ma wystarczającą moc, by uchronić go przed odwetem? Aby poznać odpowiedź na te i inne dotyczące dowodów w zgłoszeniu pytania, zapraszam do dalszej lektury.

Ważność zgłoszenia nie zależy od załączenia dowodów

Wewnętrzna procedura dokonywania zgłoszeń przez sygnalistę nie może obligować go do załączenia materiału dowodowego do każdego zgłaszanego naruszenia. Pracodawca otrzymujący informację o tym, że w podlegającej mu organizacji doszło do złamania prawa nie może więc uznać zgłoszenia za nieskutecznie złożone z formalnego punktu widzenia tylko dlatego, że nie załączono do niego dowodów na opisaną w nim sytuację. Należy również pamiętać, że zarówno polska ustawa, jak i poprzedzająca ją dyrektywa UE nr 2019/1937 wskazują, że zgłoszenie sygnalisty może opisywać istotne obawy i podejrzenia dotyczące naruszeń których jeszcze nie dokonano, ale prawdopodobieństwo ich wystąpienia należy uznać za wysokie.

Brak dowodów nie jest również powodem do odrzucenia zgłoszenia anonimowego, jeśli procedura wewnętrzna pozwala na jego złożenie. Trzeba jednak mieć na uwadze, że ów brak znacznie utrudnia podjęcie działań naprawczych.

Zastanawiasz się, który kanał zgłoszeniowy pozwoli na dobrowolność w umieszczaniu załączników i zadba o ich bezpieczeństwo? Zapoznaj się z rankingiem kanałów zgłoszeniowych i zobacz, które rozwiązanie będzie wspierało bezpieczeństwo przesyłanych przez sygnalistów załączniki.

Druga strona medalu

Wiemy już, że sygnalista nie jest zobowiązany do zamieszczenia w zgłoszeniu dowodów dotyczących naruszenia którego dotyczy zgłoszenie; wiemy również, że pracodawca nie może zobowiązać sygnalisty do tego, aby jego zgłoszenie je zawierało. Warto jednak zastanowić się nad tym, jakie korzyści przynosi dołączenie materiałów dowodowych do zgłoszenia.

Po pierwsze – wspomniane ułatwienie uruchomienia procedur naprawczych. Dzięki dowodom znacznie łatwiej jest określić, jak głęboko sięgają korzenie danej sprawy, ustalić sprawstwo i zakres wyrządzonych szkód. Załączenie w zgłoszeniu dowodów sprawia, że łatwiej doprowadzić do sytuacji, w której skutki naruszenia usuwane są w kilka dni, tygodni – zamiast rozciągać swoje oddziaływanie w miesiącach i latach. Warto mieć to na uwadze, biorąc pod uwagę charakter działania, jakim jest dokonanie zgłoszenia: jest nim chęć poprawienia spójności i przejrzystości działań w organizacji.

Po drugie – brak dowodów może przyczynić się do zamknięcia wewnętrznego postępowania wyjaśniającego, zanim dotrze ono do właściwych osób i komórek organizacji. Sprawca naruszenia może być na tyle zręczny, że zdąży sfabrykować stan rzeczy odmienny od stanu faktycznego opisanego przez sygnalistę. Zamieszczenie dowodów w zgłoszeniu zabezpiecza przed taką sytuacją.

Po trzecie – w wypadku, gdy pracodawca sygnalisty wdrożył system nieszczelny i źle zarządzany (jako specjaliści znamy doskonale przypadki tak wdrożonych systemów), załączenie materiału dowodowego pozwoli łatwiej udowodnić zasadność i prawdziwość zgłoszenia w sytuacji, w której nie dopełniono obowiązku ochrony przed działaniami odwetowymi. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, w której konflikt przenosi się z korytarzy firmy na salę sądową.

Chcesz mieć pewność, że sygnalista będzie czuł się bezpieczny podczas dokonywania zgłoszenia? Serdecznie zapraszamy na szkolenia, gdzie tłumaczymy pracownikom Organizacji, w jaki sposób dbamy o bezpieczeństwo Sygnalisty.

Najbezpieczniejszy sposób na załączenie dowodów

Analiza dopuszczonych przez ustawę z 14.06.2024 sposobów dokonywania zgłoszeń wskazuje jasno, że najbezpieczniejszym sposobem jest digitalizacja dokumentów i zdjęć i załączenie ich do zgłoszenia dokonywanego za pomocą bezpiecznego kanału szyfrowanego, zachowując oryginały plików oraz dokumentów na podstawie których zostały utworzone. Dzięki temu nie ma możliwości, aby materiał dowodowy został zagubiony lub zniszczony (fizycznie, lub usunięty z serwera). Dlatego tak ważne jest, aby pracodawca zobowiązany do utworzenia kanału zgłoszeniowego zgodnie z ustawą wybrał rozwiązanie zaawansowane technologicznie i spełniające najbardziej wyśrubowane normy ochrony danych. 

Szyfrowane rozwiązanie dla sygnalistów – Sygnalista24.info

Wykorzystywane przez nas zabezpieczenia w postaci szyfrowania i zachowania prywatności gwarantują bezpieczeństwo dla sygnalisty. Umieszczane przez sygnalistę wszelkie dowody w postaci załączników są bezpiecznie przechowywane. W ramach wsparcia w zakresie bezpieczeństwa danych, pomożemy we wdrożeniu odpowiedniego dla Państwa kanału zgłoszeniowego, w tym także z przygotowaniem dokumentacji, które nie tylko spełnią wymogi prawne, ale również zapewnią skuteczną ochronę sygnalistów w Państwa organizacji. Korzystając z naszej platformy Sygnalista24.info, zapewniamy bezpieczne kanały zgłoszeniowe, które chronią sygnalistów. 

Pamiętaj! Każde zgłoszenie naruszenia jest ważne. Jako priorytet stawiamy bezpieczeństwo danych i ochronę Sygnalisty na naszej platformie zgłoszeniowej.

Jeśli uznasz, że system dotyczący sygnalistów nie jest dostosowany do przyjmowania zgłoszeń w Twojej Organizacji, nie wyznaczył stosownych procedur lub stworzone kanały zgłoszeniowe nie są bezpieczne i grozi Ci odwet, możesz przestępstwo zgłosić również na policję lub do prokuratury.

Autor: Konstanty Mierzejewski