Obowiązek poufności to ważny element między stronami. W związku z tym występuje najczęściej w umowach. Często jest zawierana jako osobna umowa o poufności, określana skrótem NDA, Non-disclosure agreement.

Tajemnica przedsiębiorstwa

W związku z szerokim pojęciem słowa poufność jest odrębne uregulowanie prawne dotyczące tajemnicy firmy, które jest zawarte w ustawie z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz. U. 1993 nr 47 poz. 211, z późn. zm). Ustawa w art. 3 mówi, że naruszenie tajemnicy firmy stanowi czyn nieuczciwej konkurencji. A myśl tę rozwija w art. 11, który dotyczy faktu, że czynem nieuczciwej konkurencji jest ujawnienie, wykorzystanie lub pozyskanie cudzych informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa.

Klauzula poufności – jak wygląda w praktyce?

Strony umieszczają w umowie klauzulę poufności, jako obowiązek  przestrzegania zasad lojalności i poufności. Tutaj często stosuje się zapis, w zależności od charakteru umowy, co jest obszarem ochrony, definicję informacji poufnych i zakres informacji. Umowa przewiduje zobowiązania każdej ze stron do zachowania w tajemnicy informacji poufnych i nieujawniania, bez uprzedniej pisemnej zgody drugiej strony, takich informacji jakiejkolwiek osobie trzeciej. Ponadto umowa określa zasady odpowiedzialności, czas trwania zobowiązania i kary na wypadek niewykonania albo nienależytego wykonania tego zobowiązania

Informacje poufne, czyli co?

Informacje poufne obejmują w szczególności:

  1. informacje o charakterze handlowym,  organizacyjnym, technologicznym, prawnym, finansowym,
  2. informacje zawierające dane osobowe oraz o sposobach zabezpieczania danych osobowych,
  3. koncepcje biznesowe, strategie marketingowe, plany rozwoju działalności, know-how, strategie biznesowe,
  4. informacje posiadające wartość ekonomiczną,
  5. budżet i rachunkowość,
  6. raporty wymagane przepisami prawa,
  7. własność intelektualna,
  8. opłaty licencyjne,
  9. bazy danych klientów oraz szczegóły umów z nimi zawartych, a także
  10. informacje na temat pracowników oraz współpracowników wszystkich Stron , w których posiadanie Strona Otrzymująca weszła w sposób zamierzony lub przypadkowy w związku ze współpracą Stron na podstawie umowy,

Oczywiście w zakresie otrzymanych informacji nie ma znacznie, jakim kanałem i w jakiej formie te informacje zostały przekazane, na jakim są poziomie opracowania oraz źródła informacji. Umowa najczęściej zawiera kanał: formy ustnej, pisemnej, dokumentowej, elektronicznej czy przez utrwalone na jakimkolwiek nośniku, w systemach informatycznych i na serwerach. Dotyczy to każdej informacji, nie tylko z wyraźnym oznaczeniem „poufne”.

Ochrona sygnalisty i zasady zachowania poufności danych

Zasady zachowania poufności mają również zastosowanie w kontekście unijnego i krajowego prawa w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa (sygnalistów, ang. whistleblowers), patrz Przepisy prawa w zakresie ochrony sygnalisty.

Polska ustawa nakazuje obowiązek stworzenie systemu ochrony sygnalisty i omawia poufność w artykułach 27, 28, 40, 41, 46, 53 w następujących rozdziałach:

  • Nr 2: Zakaz działań odwetowych i środki ochrony
  • Nr 3: Zgłoszenia wewnętrzne
  • Nr 4: Zgłoszenia zewnętrzne
  • Nr 6: Przepisy karne

Naruszenie obowiązku zachowania poufności

Zgodnie z Art. 53. Kto wbrew przepisom art. 27 ust. 1 lub art. 41 narusza obowiązek zachowania w tajemnicy tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia, lub osób, o których mowa w art. 21, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.

Dlatego istotne jest stworzenie kanału do zgłaszania i przechowywania naruszeń, który zagwarantuje pełną poufność sygnaliście. Obecnie jest w użyciu wiele narzędzi – poziom spełnienia wymagania ustawy znajdą Państwo tutaj: Ranking kanałów zgłoszeniowych. Zgodnie z przeprowadzonymi badaniami najbezpieczniejszym, zapewniającym największa poufność dają informatyczne aplikacje, platformy do zgłaszania naruszeń, takich jak Sygnalista24.info

Gdzie zgłosić naruszenie poufności?

Zawarta umowa powinna zawierać elementy postępowania w przypadku naruszenia poufności. Zgodnie z praktyką umowa, także z pracownikami, przewiduje kary, najczęściej pieniężne. Jeśli nie istnieje możliwość porozumienia, pozostaje droga sądowa. Warto tutaj przypomnieć, że osoba naruszająca obowiązek zachowania poufności, podlega odpowiedzialności karnej. Przewidziana jest też kara ograniczenia bądź pozbawienia wolności do lat 2 (zgodnie z określonymi ustawami). Oczywiście kara to jedno. Pracodawca ma również możliwość ubiegać się o:

  • zasądzenia odpowiedniej sumy pieniędzy na określony cel społeczny związany ze wspieraniem kultury polskiej lub ochroną dziedzictwa narodowego.
  • złożenia oświadczenia w odpowiedniej formie,
  • wydanie bezpodstawnie uzyskanych korzyści,
  • zaniechanie niedozwolonych działań,
  • usunięcie skutków działań niedozwolonych,
  • naprawienie wyrządzonej szkody.