Sygnalista w szkole – co warto wiedzieć na ten temat?

Szkoły powinny wdrożyć wymagania dotyczące ochrony sygnalisty oraz posiadać bezpieczny i anonimowy kanał zgłoszeniowy z kilku powodów. Zakresy dziedzin prawa i wynikających z nich możliwych naruszeń są wymienione w Dyrektywie o sygnalistach. Zgodnie z tym szkoła:

  • jest instytucją publiczną, zatrudniającą w swoich placówkach ponad 700 tys. samych nauczycieli i wiele tys. osób w otoczeniu, np. w administracji,
  • organizuje przetargi publiczne,
  • ma ogromny wpływ na zdrowie publiczne (dzieci i ich rodzin, pracowników, w tym nauczycieli i ich rodzin),
  • musi chronić prywatność i dane osobowe, dbać o bezpieczeństwo sieci i posiadanych systemów informacyjnych.

Właśnie dlatego sygnalista w szkole musi mieć możliwość zgłoszenia naruszenia.

Jak zgłosić naruszenie prawa jako sygnalista?

Tutaj znajdziesz przewodnik: Jak zgłosić naruszenie prawa jako sygnalista? Krok po kroku

Kanał zgłoszeniowy Sygnalista24.info

Jak wdrożyć wymagania dotyczące sygnalisty w szkole?

Zanim rozpoczniesz wdrożenie zapraszamy się do rozszerzonego wpisu na temat systemu ochrony sygnalistów w szkole: Whistleblowing w szkołach

Obowiązek ochrony osób zgłaszających nieprawidłowości obejmuje szkoły i placówki, które zatrudniają minimum 50 pracowników. Wszystkie wymogi powinny być spełnione już od 17 grudnia 2021 r.

Jeśli natomiast szkoła, przedszkole lub inna placówka oświatowa nie zatrudnia pow. 50 pracowników, jest inne rozwiązanie. Wyjaśnienie na końcu.

Zapoznaj się z przeprowadzonymi szkoleniami. Tutaj znajdziesz nagrania z dwóch spotkań.

Wdrożenie. Wykonajmy następujące kroki .

Krok 1.
Zastanów się jaki/ie kanały zgłoszeniowe dla sygnalistów wybrać.

Propozycja zawiera dwa sposoby, uwzględniające również osoby z niskimi kompetencjami czy wykluczone cyfrowo:

  • spotkania osobiste oraz
  • przesyłanie za pomocą aplikacji elektronicznej. My proponujemy bezpieczny i anonimowy kanał SYGNALISTA24.info. Będzie również pełnił funkcję ewidencyjną wszystkich naruszeń otrzymanych powyższymi sposobami i pomagał nimi zarządzać.

Dlaczego właśnie platformę/aplikację? Zobacz jak działa nasza, jedna z najpopularniejszych wśród samorządowców, aplikacja (3 filmy: od strony sygnalisty, koordynatora i administratora) oraz tutaj zobacz przewagi nad innymi rozwiązaniami.

Uwaga. Kanał zgłoszeniowy w postaci aplikacji będzie również rejestracją zapisów z wizyt osobistych (zapis naruszenia będzie następował przez koordynatora wspólnie z sygnalistą). Dzięki temu wszystko będzie w jednym miejscu, z możliwością zarządzania (drukowania czy raportowania).

Krok 2.

Wybieramy odpowiedni kanał zgłoszeniowy biorąc pod uwagę:

  • charakter przyjmowanych zgłoszeń (jawny, anonimowy),
  • ilość spodziewanych naruszeń,
  • ilość zatrudnionych pracowników,
  • wymagane terminy potwierdzenia otrzymania zgłoszenia (do 7 dni) i przekazania informacji zwrotnej sygnaliście (3 miesiące),
  • urlopy i inne absencje.

Na tej podstawie określamy ilość koordynatorów.

Krok 3.

Zastanów się, kogo wyznaczyć na osobę przyjmującą zgłoszenia i podejmującą działania następcze.

Proponujemy najbardziej zaufane osoby spośród pracowników lub zaufany podmiot zewnętrzny.

Wybrana osoba będzie Administratorem (Głównym koordynatorem obsługującym i odpowiadającym na naruszenia). W szkołach jest to najczęściej 1 osoba/użytkownik systemu (w ofercie pakiet MINIMUM).

Krok 4.

Rozmowa z osobą decydującą o finansowania systemu.

Krok 5.

Rozmowa z inspektorem ochrony danych.

Przygotowujemy klauzulę informacyjną dotyczącą ochrony danych osobowych dla zgłaszającego i osoby, której zgłoszenie dotyczy. Sygnalista przed wysłaniem zgłoszenia ma obowiązek potwierdzenia zapoznania się z nią.

Krok 6.

Rozmowa z informatykiem.

Sprawa wdrożenia i umieszczenie linku dostępowego do platformy na stronie internetowej placówki edukacyjnej, tablicach ogłoszeniowych dostępnych dla pracowników, w intranecie oraz rozesłanie wewnętrzną pocztą informacji na temat wdrożonych rozwiązań.

Przy współpracy przekazujemy materiał szkoleniowy zarówno dla koordynatorów obsługujących naruszenia jak i pozostałych pracowników.

Krok 7.

Przygotowujemy komplet dokumentów:

  • regulamin zgłoszeń wewnętrznych wraz z załącznikami oraz
  • instrukcję rozpatrywania zgłoszonych naruszeń.

Jeśli nie wiedzą Państwo jak to zrobić, możemy pomóc lub udostępnić za odpłatą gotowy komplet dokumentów wymagany zarówno dla kanału wewnętrznego i zewnętrznego.

UWAGA! Wraz z dokumentami otrzymują Państwo szkolenie oraz w okresie 6-12 mies. audyt wraz z aktualizacją o zastosowane dobre praktyki oraz ewentualne zmiany w prawie.

Krok 8.

Rozpatrujemy zgłoszone nieprawidłowości i wprowadzamy zmiany w organizacji:

  • szkolimy pracowników pod kątem występujących naruszeń w celu wyeliminowania przyszłych nieprawidłowości i poprawy standardów;
  • wprowadzamy/aktualizujemy procedury;
  • przeprowadzamy cyklicznie audyt systemu, m.in. raz na 6-12 miesięcy.
  • przygotowujemy raport zbiorczy (m.in. raz na rok) i analizujemy pod kątem ilości i jakości naruszeń, czasu obsługi oraz wprowadzonych zmian.

Uwaga. Kanał zewnętrzny ma inne wymagania dotyczące rejestru zbiorczego naruszeń. Zobacz różnice. Nasza aplikacja, co zaprezentowano na kilku filmach, jest na to przygotowana. Umożliwia wybór poszukiwanego terminu, okresu oraz format (pdf) do pobrania.

Podsumowanie:

  1. Warto już teraz przygotować dokumentację, dokonać wyboru koordynatorów i przeszkolić ich oraz poinformować pracowników o zasadach.
  2. Należy dokonać wyboru takiego kanału zgłoszeniowego, aby zapewnić osobie zgłaszającej odpowiedni poziom anonimowości i bezstronności oraz umożliwić wymianę korespondencji. Link do kanału zgłoszeniowego należy zamieścić we wskazanych miejscach i poinformować o tym pracowników.
W razie potrzeby:
  1. Przygotowaliśmy już wzory regulaminu i instrukcji wraz z załącznikami. Można je zamówić. Podobnie jest z materiałami szkoleniowymi dla pozostałych pracowników. Dostępne są od ręki. WAŻNE! Wprowadzamy na bieżąco wymagane zmiany w aplikacji, w przerwie technicznej, w wybrane dni wolne od pracy (tak też będzie w przypadku, kiedy pojawią się ewentualne zmiany w polskiej ustawie).
  2. Proszę zobaczyć komu pomogliśmy, kogo przeszkoliliśmy, co nas wyróżnia i jaka jest nasza platforma. Wszystko w zakładce Dlaczego my.
  3. Posiadamy już doświadczenie i jesteśmy kompletni w obsłudze dot. sygnalistów. Pomożemy. Prosimy o kontakt.

Sytuacja, kiedy liczba zatrudnionych pracowników jest poniżej 50 osób.

Wykonajmy następujące kroki.
Krok 1.

Skontaktujmy się z jednostką nadzorująca, finansującą placówkę (gminą, starostwem) i porozmawiajmy o współpracy w zakresie ochrony sygnalistów.

Każda jednostka publiczna powinna posiadać również kanał zewnętrzny do otrzymywania naruszeń obejmujący wszystkich, w tym również jednostki niezatrudniające więcej niż 50 pracowników (tym samym nie wyklucza osób zgłaszających naruszenia czyli sygnalistów, zatrudnionych w mniejszych podmiotach czy placówkach).

Krok 2.

Zaproponujmy do obsługi zgłoszeń siebie lub własnego pracownika (za jego zgodą) oraz współpracę przy pracach komisji wyjaśniających otrzymane naruszenia.

UWAGA. Proponujemy najbardziej zaufane osoby spośród współpracowników, posiadające doświadczenie lub osoby z zewnątrz.

Pamiętaj. Na każdym etapie możemy Ci pomóc. Napisz do nas lub zadzwoń.

Zapoznaj się z ofertą szkolenia, wdrożenia i utrzymania systemu zarządzania zgłoszeniami sygnalistów w placówkach oraz propozycją dedykowanych kanałów zgłoszeniowych.

Zapoznaj się z treścią Dyrektywy o sygnalistach i polskim projektem ustawy dotyczącą ochrony osób zgłaszających naruszenia.