Sygnalista w urzędzie – co musisz wiedzieć?

Urzędy powinny wdrożyć wymagania dotyczące sygnalisty i posiadać bezpieczny i anonimowy kanał zgłoszeniowy z kilku powodów. Zasady wdrożenia i utrzymania systemu oraz obowiązki nałożone m.in. na urzędy są wymienione w polskim projekcie ustawy i Dyrektywie o sygnalistach. Wynikają m.in. z podanych w nich zakresów dziedzin prawa, w których mogą powstać możliwe naruszenia. I tak:

  • urząd jako jednostka organizacyjna, jest podmiotem publicznym, zatrudniającym w swoich placówkach wielu pracowników,
  • organizuje często przetargi publiczne i wydaje publiczne pieniądze,
  • musi chronić prywatność i dane osobowe własne i powierzone,
  • musi dbać o bezpieczeństwo sieci i posiadanych systemów informacyjnych,
  • jest jednostką administracyjną nadrzędną dla wielu jednostek publicznych.

Sygnalista w urzędzie – jak zapewnić mu bezpieczeństwo?

Zatem zgodnie z powyższym sygnalista w urzędzie musi mieć możliwość zgłoszenia naruszenia przez bezpieczny i anonimowy kanał wewnętrzny. Ponadto urząd, jako jednostka nadrzędna powinna posiadać osobny kanał zewnętrzny dla sygnalisty, który będzie otrzymywać naruszenia od sygnalisty z różnych powodów, m.in.:

  • braku wewnętrznego kanału zgłoszeniowego w miejscu pracy sygnalisty (sytuacja przedstawiona na końcu strony),
  • obawy sygnalisty przed działaniami odwetowymi w miejscu pracy lub
  • braku odpowiedzi lub otrzymanie niesatysfakcjonującej odpowiedzi zwrotnej,
  • potrzeby przekazania posiadanych informacji do organu nadrzędnego, kontrolującego dany podmiot publiczny lub prywatny.

Jak zgłosić naruszenie prawa jako sygnalista?

Tutaj znajdziesz przewodnik, krok po kroku: Jak zgłosić naruszenie prawa jako sygnalista?

Jak wdrożyć wymagania dotyczące sygnalisty w urzędzie?

Wykonajmy następujące kroki .

Krok 1.

Zastanów się jaki/ie kanały zgłoszeniowe dla sygnalistów wybrać.

Propozycja zawiera dwa sposoby, uwzględniające również osoby z niskimi kompetencjami czy wykluczone cyfrowo:

  • spotkania osobiste oraz
  • przesyłanie za pomocą aplikacji elektronicznej. My proponujemy bezpieczny i anonimowy kanał SYGNALISTA24.info. Będzie również pełnił funkcję ewidencyjną wszystkich naruszeń otrzymanych powyższymi sposobami i pomagał nimi zarządzać.

Dlaczego właśnie platformę/aplikację? Zobacz jak działa nasza, jedna z najpopularniejszych wśród samorządowców, aplikacja (3 filmy: od strony sygnalisty, koordynatora i administratora) oraz tutaj zobacz przewagi nad innymi rozwiązaniami.

Uwaga. Kanał zgłoszeniowy w postaci aplikacji będzie również rejestracją zapisów z wizyt osobistych (zapis naruszenia będzie następował przez koordynatora wspólnie z sygnalistą). Dzięki temu wszystko będzie w jednym miejscu, z możliwością zarządzania (drukowania czy raportowania).

Pamiętaj. Przeszkoliliśmy najwięcej samorządów i znamy potrzeby oraz obawy urzędników. Aplikacja zapewnia bezpieczeństwo, jest intuicyjna i łatwa w zarządzaniu. Jest dostosowywana do indywidualnych potrzeb i spełnia wszystkie wymagania proponowanych zmian w Dyrektywie, polskiej ustawie czy RODO.

Krok 2.
Wybieramy odpowiedni kanał zgłoszeniowy biorąc pod uwagę:
  • charakter przyjmowanych zgłoszeń (jawny, anonimowy),
  • ilość spodziewanych naruszeń,
  • ilość zatrudnionych pracowników,
  • wymagane terminy potwierdzenia otrzymania zgłoszenia (do 7 dni) i przekazania informacji zwrotnej sygnaliście (3 miesiące),
  • urlopy i inne absencje.
Na tej podstawie określamy ilość koordynatorów.
Krok 3.
Zastanów się, kogo wyznaczyć na osobę przyjmującą zgłoszenia i podejmującą działania następcze.

Proponujemy najbardziej zaufane osoby spośród pracowników, posiadające odpowiedni staż pracy, doświadczenie oraz pozycję.

Jedna z osób będzie administratorem (głównym koordynatorem obsługującym i odpowiadającym na naruszenia). W aplikacji SYGNALISTA24.info administrator jest odpowiedzialny za działanie całego systemu i posiada możliwość nadawania lub odbierania innym koordynatorom uprawnienia, przypisywania lokalizacji itd. Z doświadczenia we wdrażaniu wynika, że najczęściej w urzędach jest nim Sekretarz.

Warto w tym miejscu pomyśleć również o osobach pomagających w rozwiązywaniu pojawiających się naruszeń, np. w pracach komisji.

Krok 4.

Porozmawiaj z osobą decydującą o finansowania systemu ochrony osób zgłaszających naruszenia.

Krok 5.

Porozmawiaj z inspektorem ochrony danych.

Przygotowujemy klauzulę informacyjną dotyczącą ochrony danych osobowych dla zgłaszającego i osoby, której zgłoszenie dotyczy. Sygnalista przed wysłaniem zgłoszenia ma obowiązek potwierdzenia zapoznania się z nią.

Krok 6.

Porozmawiaj z informatykiem.

Sprawa wdrożenia i umieszczenie linku dostępowego do platformy na stronie internetowej urzędu, tablicach ogłoszeniowych dostępnych dla pracowników, w intranecie oraz rozesłanie wewnętrzną pocztą informacji na temat wdrożonych rozwiązań.

Przy współpracy przekazujemy Państwu materiał szkoleniowy zarówno dla koordynatorów obsługujących naruszenia jak i dla pozostałych pracowników.
Krok 7.
Przygotowujemy komplet dokumentów:
  • regulamin zgłoszeń wewnętrznych wraz z załącznikami oraz
  • instrukcję rozpatrywania zgłoszonych naruszeń.

Jeśli nie wiedzą Państwo jak to zrobić, możemy pomóc lub udostępnić za odpłatą gotowy komplet dokumentów wymagany zarówno dla kanału wewnętrznego i zewnętrznego.

UWAGA! Wraz z dokumentami otrzymują Państwo szkolenie oraz w okresie 6-12 mies. audyt wraz z aktualizacją o zastosowane dobre praktyki oraz ewentualne zmiany w prawie.

Krok 8.
Rozpatrujemy zgłoszone nieprawidłowości i wprowadzamy zmiany w organizacji:
  • szkolimy pracowników pod kątem występujących naruszeń w celu wyeliminowania przyszłych nieprawidłowości i poprawy standardów;
  • wprowadzamy/aktualizujemy procedury;
  • przeprowadzamy cyklicznie audyt systemu, m.in. raz na 6-12 miesięcy.
  • przygotowujemy raport zbiorczy (m.in. raz na rok) i analizujemy pod kątem ilości i jakości naruszeń, czasu obsługi oraz wprowadzonych zmian.

Uwaga. Kanał zewnętrzny ma inne wymagania dotyczące rejestru zbiorczego naruszeń. Zobacz różnice. Nasza aplikacja, co zaprezentowano na kilku filmach i szkoleniach, jest na to przygotowana. Umożliwia wybór poszukiwanego terminu, okresu oraz format (pdf) do pobrania.

Podsumowanie:

  1. Warto już teraz przygotować dokumentację, dokonać wyboru koordynatorów i przeszkolić ich oraz poinformować pracowników o zasadach.
  2. Należy dokonać wyboru takiego kanału zgłoszeniowego, aby zapewnić osobie zgłaszającej odpowiedni poziom anonimowości i bezstronności oraz umożliwić wymianę korespondencji. Link do kanału zgłoszeniowego należy zamieścić we wskazanych miejscach i poinformować o tym pracowników.
W razie potrzeby:
  1. Przygotowaliśmy już wzory regulaminu i instrukcji wraz z załącznikami. Można je zamówić. Podobnie jest z materiałami szkoleniowymi dla pozostałych pracowników. Dostępne są od ręki. WAŻNE! Wprowadzamy na bieżąco wymagane zmiany w aplikacji, w przerwie technicznej, w wybrane dni wolne od pracy (tak też będzie w przypadku, kiedy pojawią się ewentualne zmiany w polskiej ustawie).
  2. Proszę zobaczyć komu pomogliśmy, kogo przeszkoliliśmy, co nas wyróżnia i jaka jest nasza platforma. Wszystko w zakładce Dlaczego my.
  3. Posiadamy już doświadczenie i jesteśmy kompletni w obsłudze dot. sygnalistów. Pomożemy. Prosimy o kontakt.

Sytuacja, kiedy liczba zatrudnionych pracowników w urzędzie jest poniżej 50 osób.

Wykonajmy następujące kroki.
Krok 1.
Skontaktujmy się z jednostką nadzorująca, finansującą urząd (gminą, starostwem, województwem itd.) i porozmawiajmy o współpracy w zakresie ochrony sygnalistów.

UWAGA. Każda jednostka publiczna powinna posiadać również kanał zewnętrzny do otrzymywania naruszeń obejmujący wszystkich, w tym również inne jednostki administracyjne czy placówki niezatrudniające więcej niż 50 pracowników. Takie rozwiązanie pozwoli na brak wykluczenia sygnalistów ze względu na wielkość podmiotu i umożliwi wszystkim sygnalistom zgłaszania naruszeń w miejscu pracy. Będzie też świadczyć o dobrej woli włodarzy i chęci budowania przyjaznego środowiska pracy.

Krok 2.
Zaproponujmy do obsługi zgłoszeń siebie lub własnego pracownika (za jego zgodą) oraz współpracę przy pracach komisji wyjaśniających otrzymane naruszenia.

UWAGA. Proponujemy najbardziej zaufane osoby spośród współpracowników, posiadające doświadczenie.

Pamiętaj. Na każdym etapie możemy Ci pomóc. Napisz do nas lub zadzwoń.

Zapoznaj się z ofertą szkolenia, wdrożenia i utrzymania systemu zarządzania zgłoszeniami sygnalistów oraz propozycją dedykowanych wewnętrznych i zewnętrznych kanałów zgłoszeniowych.

Zapoznaj się z treścią Dyrektywy o sygnalistach i polskim projektem ustawy dotyczącą ochrony osób zgłaszających naruszenia.