Kto musi podjąć działanie?

3 miesiące to termin dla zobowiązanych podmiotów do kanału wewnętrznego. Takim podmiotem jest każdy podmiot prawny, na rzecz którego według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku wykonuję pracę zarobkową.

Osoby wykonujące pracę zarobkową to:

• pracownicy w przeliczeniu na pełne etaty
• osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy np. zleceniobiorca
• osoby w kontekście związanym z pracą, które nie otrzymują wynagrodzenia np. wolontariusz

Należy pamiętać, że próg 50 osób nie dotyczy podmiotów wykonujących działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska.

6 miesięcy to termin dla zobowiązanych podmiotów dla kanału zewnętrznego. Do kanału zewnętrznego zgodnie z ustawą zobowiązany jest Rzecznik Praw Obywatelskich oraz organy publiczne. Obowiązkowo kanał zewnętrzny musza posiadać wykonawcze jednostki samorządu terytorialnego.

Również podmioty niezobowiązane mogą utworzyć kanał wewnętrzny i kanał zewnętrzny!

Harmonogram wdrożenia

Utworzenie kanałów oraz związanych z nimi procedur to szereg działań, które wymagają czasu. Takie wdrożenie to minimum 5 tygodni przy dobrej woli wszystkich stron. W przypadku braku takiej woli to około 7-10 tygodni.

W zakresie 1 tygodnia powinno odbyć się ustalenie szczegółów do procedury, wyznaczanie administratora systemu sygnalisty, wybór formy przyjmowania naruszeń (anonimowy czy jawny), wybór kanału zgłoszeniowego.

W 2/3 tygodniu powinno nastąpić przekazanie dokumentów do uszczegółowienia. W tym tygodniu najważniejszym elementem jest konsultacja z pracownikami, która musi trwać od 5 do 10 dni co najmniej, a należy pamiętać, że każdą istotną zmianę procedury należy skonsultować ponownie.

W 4 tygodniu następuje szkolenie zespołów odpowiedzialnych za system i pozostałych pracowników. Procedury wewnętrzne muszą obowiązkowo przejść wewnętrzny okres vacatio legis dla organizacji tj. 7 dni aby mogły one obowiązywać dla ogółu jednostek danego podmiotu.

W 5 tygodniu powinno się udać otworzyć kanał zgłoszeniowy… ale jest to sytuacja idealistyczna.

Dlaczego sygnalista pełni przydatną rolę w organizacji?

• Wykrywa nieprawidłowości, które mogą zaszkodzić interesom podmiotu.
• Zapobiega stratom finansowym poprzez wykrycie nieprawidłowości, które narażałyby na nie organizacje.
• Poprawiają kulturę organizacyjną poprzez zachęcanie pracowników do zgłaszania nieprawidłowości, które buduje przejrzystość i odpowiedzialność w firmie oraz promuje etyczne zachowania i zwiększa zaufanie wśród pracowników.
• Zapewnia organizacje jednostki zgodnie z przepisami prawa, ze względu na wypełnienie obowiązku o konieczności posiadania kanału.
• Motywuje pracowników, ponieważ wiedzą oni że ich zgłoszenia traktowane są poważnie, zgodnie z regulacją o ochronie sygnalistów i dzięki temu czują się bardziej wartościowi i zaangażowani w działalność organizacji.

Jaka jest najlepsza praktyka, jeśli chodzi o zapewnienie skutecznego mechanizmu sygnalizowania nieprawidłowości?

Organizacja przy zapewnieniu skutecznego mechanizmu sygnalizowania nieprawidłowości zawsze musi wykorzystać szereg najskuteczniejszych praktyk. Procedury wewnętrzne w podmiocie powinny być proste i jasne oraz łatwo dostępne dla każdego powiązanego z organizacją w kontekście pracy. Podmiot powinien zapewnić odpowiedni kanał zgłoszeniowy, z których najbardziej bezpiecznym jest platforma do zgłaszania naruszeń. Organizacja powinna również dbać o anonimowość i poufność zgłoszeń co zapewni sygnaliście ochronę przed represjami w podmiocie. Zaleca się również przeprowadzanie szkoleń w celu poszerzenia znajomości roli sygnalisty i procedury zgłaszania naruszeń.

Jakich jest pięć konsekwencji sygnalizowania nieprawidłowości?

• Działanie w dobrej wierze przez sygnalistę.
• Podjęcie weryfikacji zgłoszenia przez podmiot prawny operujący procedurą wewnętrzną lub podmiot prawny operujący procedurą zewnętrzną.
• Konieczność podjęcia działań następczych przez podmiot prawny jeżeli zgłoszeni było zasadne.
• Dbanie o reputacje podmiotu prawnego oraz polepszenie relacji społecznych w zespole.
• Zapobieganie nieprawidłowością poprzez świadomość odpowiedniej procedury wewnętrznej lub zewnętrznej do zgłaszania naruszeń.

Czy w każdej firmie musi być sygnalista?

Nie, nie każda firma musi posiadać wewnętrzne procedury do zgłaszania naruszeń. Zgodnie z Ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. obowiązek posiadają firmy, w których według stanu na dzień 1 stycznia oraz 1 lipca podejmuje pracę zarobkową 50 osób. Jednak jeżeli jest to podmiot prawny wykonujący działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska to musi posiadać procedurę wewnętrzną zgłaszania naruszeń nawet jeżeli nie spełnia minimalnego poziomu 50 osób.