Ocena i porównanie dostępnych kanałów zgłoszeniowych.

Każdorazowo po zakończeniu szkolenia i wdrożenia prosiliśmy naszych klientów o wypełnienie ankiety. Wyjaśniliśmy i przedstawiliśmy definicje opisujące każdą z wymienionych cech.

Wzięliśmy pod lupę do oceny pięć różnych kanałów zgłoszeniowych:

skrzynka fizyczna
osobiste spotkanie
dedykowany e-mail
dedykowany telefon zaufania
kanał zgłoszeniowy w postaci platformy elektronicznej SYGNALISTA24.info.

Oceniliśmy następujące cechy kanałów zgłoszeniowych:

Dostępność 24/7. Mowa o dostępie i możliwości dokonywania zgłoszeń w dowolnym czasie i miejscu. W związku z tym, że internet oraz dostęp do przeglądarek jest praktycznie nieograniczony na całym świecie, traktujemy go jako wyznacznik.
Poziom bezpieczeństwa po kątem wycieku danych, od strony sygnalisty. Mowa o ochronie informacji przekazywanych przez sygnalistę, dostęp do jego korespondencji, zabezpieczenie danych przed ujawnieniem w otoczeniu sygnalisty.
Poziom bezpieczeństwa po kątem wycieku danych, w tym danych osobowych, od strony podmiotu. Mowa o dostępie do kanału zgłoszeniowego tylko osób upoważnionych oraz zabezpieczenie danych przed ujawnieniem również pozostałym pracownikom.
Szyfrowanie end-to-end. Narzędzie zabezpieczające informacje przed ujawnieniem w postaci zaszyfrowanej. Przed procesem szyfrowania wszelkie metadane są usuwane. Dostęp wyłącznie za pomocą indywidualnych i generowanych kluczy. Więcej na ten temat znajdziesz tutaj: Szyfrowania danych przez aplikację SYGNALISTA24.info.
Zapewnienie bezpieczeństwa danych zgodnie z wymaganiami RODO (poufność, dostępność, integralność). Mowa o lokalizacji kont i danych. Warunek konieczny: nie mogą być umieszczone poza strefą Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Dlatego część kont pocztowych czy przestrzeni dyskowych i znajdujących się na nich aplikacjach lub domenach (np. w Google) nie spełnia tego warunku.
Zgodność zastosowanego rozwiązania z wymaganiami RODO (obowiązki wobec sygnalisty i osób wymienionych w zgłoszeniu). Należy spełnić kilka istotnych warunków wymaganych w RODO, w tym poinformowanie wskazanych osób o przetwarzaniu ich danych osobowych (obowiązkowo dostępna klauzula informacyjna).
Zapewnienie sygnaliście poufności i anonimowości. Bardzo złożone zagadnienie, przedstawiane podczas szkoleń. Szerzej na ten temat: Ochrona danych osobowych sygnalisty.
Przyjmowanie zgłoszeń anonimowych z jednoczesnym zachowaniem wymiany korespondencji. Istotna jest anonimowość i ciągła korespondencja z sygnalistą, z możliwością przekazania dowodów. W przypadku kilku kanałów jest to bardzo trudne do spełnienia bez ujawnienia tożsamości sygnalisty.
Bezpieczna wymiana korespondencji z sygnalistą po zgłoszeniu. Ważne na każdym kroku, by nie ujawnić tożsamości oraz danych dotyczących przekazanego naruszenia. Istotne to zarówno dla pracodawcy, jak i sygnalisty.
Przekazanie przez sygnalistę dowodu w postaci dokumentu, filmu, pliku. Nie wszystkie kanały zgłoszeniowe posiadają taką możliwość, co stanowi pewną trudność w wykonywaniu działań następczych.
Pisemne potwierdzenie przekazania zgłoszenia wraz z dowodami. Wymóg stawiany przez ustawodawcę. Kilka wariantów kanałów nie ma takiej możliwości.
Przekazanie sygnaliście pisemnej informacji zwrotnej. Wymóg stawiany przez ustawodawcę. Istotne, by nie ujawnić jego tożsamości osobom nieuprawnionym.
Dostęp do historii działań związanych ze zgłoszeniem, w tym możliwość generowania pdf. Ułatwia to wykonywanie działań kontrolnych i następczych prac związanych z obsługą naruszeń.Bezpieczne przydzielanie zgłoszonej sprawy do członków zespołu wyznaczonych do wykonania działań następczych.
Istotne w działaniach następczych prac komisji, zapewnia ochronę przed ujawnieniem dokumentów i tożsamości sygnalisty.
Przydzielanie i odbieranie uprawnień koordynatorowi w pojedynczej sprawie. Ważne w przypadku kiedy główny administratura czy koordynator jest wymieniony w naruszeniu.
Automatyczna rejestracja zgłoszeń i ich archiwizacja zgodnie z wymaganiami. Pomocna cecha kanału zgłoszeniowego, zwłaszcza, że należy przechowywać dane przez 5 lat, licząc od dnia zgłoszenia.
Rejestr zgłoszeń wg wytycznych dla wewnętrznych i zewnętrznych kanałów zgłoszeniowych, do pobrania w pdf. Wymagany przez ustawodawcę w przypadku zewnętrznych kanałów zgłoszeniowych. Niezbędne do sprawozdania rocznego.
Podpis uwierzytelniający pochodzenie dokumentu zgłoszenia i rejestru. Poświadczenie pochodzenia zgłoszenia i załączników, np. w sporze sądowym.
Koszt utrzymania zastosowanego rozwiązania. Mowa o:
- przeznaczonym czasie, do pełnej obsługi nieprawidłowości ze strony upoważnionej osoby wraz z rejestrowaniem, gromadzeniem i przygotowywaniem zestawień,
- ponoszonych nakładów w zapewnienie bezpieczeństwa danych,
- koszcie wsparcia prawnego,
- czasie przeznaczonym na działania następcze komisji powołanej do rozpatrywania zgłoszeń,
- całkowitym koszcie poniesionych strat z tytułu ujawnionych nieprawidłowości (np. kradzieży, mobbingu),
- utracie wizerunku w przypadku otrzymania kar czy sankcji.