Zewnętrzne zgłoszenia – kiedy kierować się do Rzecznika Praw Obywatelskich?

Zgłoszenie jest ustnym lub pisemnym zewnętrznym bądź wewnętrznym zgłoszeniem, które jest przekazywane zgodnie z wymogami określonymi w ustawie. W zakresie wewnętrznego zgłoszenia przekazujemy informację o naruszeniu prawa do Rzecznika Praw Obywatelskich, zgodnie z najnowszym projektem ustawy.

Jak działa kanał zewnętrznych zgłoszeń do Rzecznika Praw Obywatelskich?

Kto ustala procedurę?

W ramach kanału zewnętrznego istnieje możliwość przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych przez Rzecznika Praw Obywatelskich albo organ publiczny. Należałoby traktować jednostki JST jako organ publiczny rozumiany jako naczelne i centralne organy administracji rządowej, terenowe organy administracji rządowej, organy jednostek samorządu terytorialnego oraz inne wykonujące z mocy prawa zadania z zakresu administracji publicznej.

Natomiast zgłoszenia do Rzecznika Praw Obywatelskich, okres ich regulacji, przechowywanie danych osobowych, procedura, działania następcze są określone odgórnie przez projekt ustawy. Obowiązek ustalenia poszczególnych aspektów spoczywa na Rzeczniku Praw Obywatelskich.

Zasady dokonania zgłoszenia zewnętrznego

Jako sygnalista mogę obawiać się dokonania zgłoszenia do własnej organizacji pomimo ścisłej regulacji o zakazie działań odwetowych.

Zawsze zaleca się dokonanie zgłoszenia wewnętrznego przed zewnętrznym czy ujawnieniem publicznym!

Jakie są najważniejsze zasady rządzące zgłoszeniem zewnętrznym?

  • Można dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego zgłoszenia wewnętrznego;
  • Zgłoszenie zewnętrzne przyjmuje Rzecznik Praw Obywatelskich lub organ publiczny
  • Rzecznik Praw Obywatelskich przekazuje niezwłocznie, nie później niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, informacje o naruszeniu prawa do organu publicznego właściwego do działań następczych
  • Sygnalista podaje adres do kontaktu, w innym przypadku nie zostaną zrealizowane obowiązki organów w zakresie ochrony sygnalisty, który dokonał zgłoszenia zewnętrznego
  • Może być dokonane ustnie lub pisemnie
  • Może być dokonane w postaci papierowej lub elektronicznej
  • Organ potwierdza w terminie nie później niż 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia, informację o otrzymaniu tego zgłoszenia
  • Odpowiedz na dokonane zgłoszenie musi pojawić się nie później niż w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego
    (w uzasadnionych przypadkach istnieje możliwość przedłużenia terminu do 6 miesięcy)

Obowiązki Rzecznika Praw Obywatelskich

Po wielu dywagacjach nad organem właściwym do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych zdecydowano się na wybór Rzecznika Praw Obywatelskich. Jakie są jego najważniejsze zadania?

  • Ustala procedurę przyjmowania zgłoszeń, w szczególności w zakresie zgłoszeń anonimowych
  • Przyjmuje zgłoszenia zewnętrzne, dokonuje ich weryfikacji, przekazuje właściwemu organowi publicznemu do podjęcia działań następczych
  • Zapewnia dostęp do informacji na temat praw i środków ochrony prawnej sygnalistów i osób z nim powiązanych przed działaniami odwetowymi oraz udziela takim osobom wsparcia
  • Informuje sygnalistę o etapach postępowania, terminach oraz odpowiedzi
    lub odrzucenia zgłoszenia
  • Zwraca się również do sygnalisty po dodatkowe informacje w razie takiej potrzeby
  • Dba o należytą ochronę danych osobowych sygnalistów oraz osób z nimi powiązanych (przechowuje dane przez okres 12 miesięcy roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne)
  • Prowadzi rejestr zgłoszeń zewnętrznych
  • Dokonuje przeglądu procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych

Obowiązki organu publicznego

Organ publiczny podlega prawie identycznym zobowiązaną w działaniu ochrony sygnalistów jak Rzecznik Praw Obywatelskich. Jednak pamiętać należy, że to organy publiczne będą głównym podmiotem podejmującym działania następcze w zakresie przekazywanych przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub otrzymywanych bezpośrednio zgłoszeń zewnętrznych. To organ publiczny ma obowiązek podjęcia działania następczego przy zaznaczeniu, że musi być zachowana należyta staranność.

Również to organ publiczny, który jest właściwy do działań następczych wydaje na żądanie sygnalisty, zaświadczenie, w którym potwierdza, że dana osoba jest chroniona literą prawa, ze względu na dokonanie przez nią zgłoszenia.

Organ publiczny dokonuje za każdy rok kalendarzowy sprawozdanie zawierające dane statystyczne dotyczące zgłoszeń zewnętrznych, które obejmuje liczbę zgłoszeń, postępowań, szacunkową szkodę majątkową. Ważne jest jednak, że dane statystyczne nie obejmują danych osobowych ani informacji, które stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. Na podstawie tych sprawozdań Rzecznik Praw Obywatelskich sporządza własne sprawozdanie, które przekazuje Sejmowi, Senatowi i Komisji Europejskiej.

Czy Rzecznik Praw Obywatelskich posiada wsparcie?

Głównym wsparciem są oczywiście organy publiczne, ale to niejedyna pomoc, którą otrzymuje.

Rzecznik Praw Obywatelskich spośród pracowników swojego biura upoważnia osoby uprawnione do:

  • Przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych
  • Dokonywania wstępnej weryfikacji zgłoszeń
  • Informowania sygnalisty
  • Przekazywania zainteresowanym osobom informacji na temat procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych

Tacy pracownicy wybierani są na podstawie kwalifikacji zawodowych w zakresie ochrony danych osobowych. Są oni zobowiązani do zachowania tajemnic w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskali w ramach zgłoszenia. Są oni zobowiązania do odbycia szkolenia w zakresie ochrony sygnalisty.

Ochrona przede wszystkim

Sygnalista zgłasza naruszenie prawa do Rzecznika Praw Obywatelskich bądź organu publicznego. Przepisy projektu ustawy gwarantują mu terminowość weryfikacji i działań następczych w zakresie zgłoszenia. Nie musi obawiać się również o swoje dane osobowe w zakresie dokonanego zgłoszenia. Weryfikacja i odpowiedz, a także same działania następcze są profesjonalne ze względu na selekcje osób uczestniczących.

Zobacz również:

Zainteresuje osoby odpowiedzialne za system chroniący sygnalistów w pracy

Bezpieczeństwo sygnalisty i poufność informacji to podstawa

Zobacz także:

Poradnik dla sygnalisty

Zobacz więcej: