Sygnalista - najważniejsze pojęcia

Słownik najważniejszych pojęć dla sygnalisty

Osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, nie dla własnej korzyści ale interesu publicznego. W osobnym artykule przeczytasz kto może być sygnalistą.

Przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego.  Są to wszelkie informacje, które mogą być korzystne dla polepszenia funkcjonowania organizacji poprzez możliwość podjęcia działania następczego po otrzymaniu zgłoszenia od sygnalisty.

Uzasadniona i prawdziwa informacja lub podejrzenie sygnalisty dotyczące zaistniałego lub możliwego w przyszłości albo zatajonego w przeszłości naruszenia prawa w danej organizacji, z którą sygnalista utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą.

To działanie podjęte przez podmiot prawny lub organ publiczny w celu dokonania weryfikacji prawdziwości zgłoszenia oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa, w szczególności poprzez postępowanie wyjaśniające, administracyjne, wszczęcie kontroli lub zamknięcie procedury wewnętrznej zgłaszania  lub przyjmowania naruszeń prawa.

Bezpośrednie lub pośrednie działanie albo zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest wynikiem dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty i wyrządzić mu nieuzasadnioną szkodę. Jako działanie odwetowe traktujemy również groźbę lub próbę zastosowania środków wyrządzających szkodę.

Bezpieczne i bezpośrednie przekazanie odpowiedniemu podmiotowi poprzez użycie kanałów wewnętrznych informacji bądź uzasadnionego podejrzenia o naruszeniu prawa.

Bezpieczne  przekazanie w formie pisemnej lub ustnej Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu informacji lub uzasadnionego podejrzenia o naruszeniu prawa.

Podanie informacji lub uzasadnionego podejrzenia o naruszeniu prawa do ogólnej wiadomości publicznej.

Wszelkie dane osobowe sygnalisty przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęcia działań następczych. Odpowiednio zabezpieczone i poufne, nie podlegające ujawnieniu nieupoważnionym osobom. Dane odpowiednio zabezpieczone zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia
27 kwietnia 2016 r. .

Więcej informacji o sposobach ochrony danych osobowych sygnalisty znajdziesz w osobnym artykule.

Zobowiązany jest podmiot na rzecz którego wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób.

Pracownicy w przeliczeniu na pełne etaty lub osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, niezależnie od podstawy zatrudnienia oraz osoby świadczące pracę nieodpłatnie.

Poinformowanie sygnalisty w zakresie planowanych lub podjętych działań następczych w odpowiedzi na jego zgłoszenie.

Osoba fizyczna, która pomaga pośrednio lub bezpośrednio sygnaliście w dokonaniu zgłoszenia lub ujawnienia publicznego w zakresie ochrony osób dokonujących zgłoszenia, a pomoc jej nie powinna zostać ujawniona.

Sygnalista przy zgłoszeniu naruszenia prawa nie podaje swoich danych osobowych. Poufność dotyczy również zgłoszeń anonimowych.

Ochrona sygnalisty nie wyłącza przepisów dotyczących praw pracowników do konsultacji ze związkami zawodowymi. Okres konsultacji trwa od 5 do 10 dni.

Ustalone, wewnętrzne postępowanie w podmiocie ustalające dokonywanie zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych, zgodne z przepisami o ochronie sygnalisty. 

Jednostki samorządu terytorialnego mają możliwość ustalenia procedury wewnętrznej w ramach wspólnej obsługi, która jest przewidziana w przepisach o samorządzie, pod warunkiem zapewnienia jej odrębności i niezależności od procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych. 

Więcej informacji o wdrożeniu kanału zgłoszeniowego w jednostkach samorządu terytorialnego przeczytasz w tym artykule.

Sygnalista zgłasza naruszenie prawa nie dla własnej, osobistej korzyści. Zgłasza aby polepszyć sytuację swojej organizacji dla dobra ogółu. 

Więcej informacji o wdrożeniu kanału zgłoszeniowego w jednostkach samorządu terytorialnego przeczytasz w tym artykule.

Organ wyznaczony do ustnego lub pisemnego przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych o naruszeniu prawa. Może przyjmować również zgłoszenia dokonane anonimowo. Jest odrębnym administratorem w zakresie danych osobowych podanych w zgłoszeniu zewnętrznym, które zostało podjęte przez ten organ. Ustala on procedurę w zakresie zgłoszeń zewnętrznych oraz posiłkuje się zespołem wsparcia.

Ustawodawca przy implementacji dyrektywy ma prawo określić wielkość kar i sankcji za: ujawnienie tożsamości sygnalisty bez jego zgody, odwet wobec sygnalisty, brak polityki i procedur ochrony sygnalisty wewnątrz organizacji, brak rozwiązań przyjmowania naruszeń, brak należytej staranności w wykonywaniu działań następczych.

Polska wersja projektu (w dyrektywie mamy katalog otwarty implementacji zakresu spraw) określa zakres, których mogą dotyczyć zgłaszane przez sygnalistów naruszenia. Obecna propozycja zakłada objęcie działaniami ochronnymi osób, które zdecydują się na zgłoszenie nieuczciwych praktyk mających na celu obejście regulacji.

Zgodnie z art. 26 nowego projektu ustawy – podmiot prawny prowadzi rejestr zgłoszeń wewnętrznych i jest administratorem zgromadzonych w tym rejestrze danych osobowych. Może w tym celu upoważnić wewnętrzną jednostkę organizacyjną bądź uprawnioną osobę. Wpisu do rejestru zgłoszeń wewnętrznych dokonuje się na podstawie zgłoszenia wewnętrznego.

Norma zawierająca wytyczne pomagające w tworzeniu systemu zarządzania zgłoszeniami od sygnalistów. System powinien być oparty na zasadach zaufania do pracodawcy i do pracownika, bezstronności w rozstrzyganiu zgłoszeń i ochrony sygnalisty.

Zgłoszenie bezzasadne to takie, które jest ponowieniem innego zgłoszenia i nie zawiera żadnych dodatkowych informacji oraz takie, które zawiera zbyt mała ilość faktów niezbędnych do rozpoczęcia postępowania. Mimo to osoba zgłaszająca powinna zawsze uzyskać odpowiedź czy i jakie zostały podjęte działania w zakresie zgłoszenia.

Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania się niezwłocznie usuwane.

Dane osobowe przetwarzane w związku ze zgłoszeniem wewnętrznym i działaniami następczymi oraz dokumenty są przechowywane przez podmiot prawny oraz organ publiczny
przez okres 3 lat.

Dane osobowe przetwarzane w związku ze zgłoszeniem zewnętrznym oraz dokumenty są przechowywane przez Rzecznika Praw Obywatelskich przez okres 12 miesięcy.

Podmioty w zgłoszeniach ustalają wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury do przyjmowania zgłoszeń i podejmowania działań następczych.

Struktura łącząca, której elementami są samodzielne prawne podmioty gospodarcze w postaci spółek kapitałowych. Zgodnie z poprawką społeczno-poselską projektu ustawy o ochronie sygnalistów – podmioty w grupie kapitałowej mogą mieć wspólną procedurę zgłoszeń wewnętrznych. Mogą wyznaczyć jeden podmiot do działań następczych.

Przepisy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu z dnia 1 marca 2018 r. Wskazują one organy i podmioty funkcjonujące w ramach tego systemu oraz określa ich obowiązki i uprawnienia. Przede wszystkim instytucje zobowiązane rozpoznają i oceniają ryzyko prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związane ze stosunkami gospodarczymi zawieranymi z klientami lub transakcjami okazjonalnymi realizowanymi przez nich.

Nie wiesz, od czego zacząć?

Przejdź do góry