Sygnalista - najważniejsze pojęcia

Osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, nie dla własnej korzyści ale interesu publicznego. W osobnym artykule przeczytasz kto może być sygnalistą.

Przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego. Są to wszelkie informacje, które mogą być korzystne dla polepszenia funkcjonowania organizacji poprzez możliwość podjęcia działania następczego po otrzymaniu zgłoszenia od sygnalisty.

Uzasadniona i prawdziwa informacja lub podejrzenie sygnalisty dotyczące zaistniałego lub możliwego w przyszłości albo zatajonego w przeszłości naruszenia prawa w danej organizacji, z którą sygnalista utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą.

To działanie podjęte przez podmiot prawny lub organ publiczny w celu dokonania weryfikacji prawdziwości zgłoszenia oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa, w szczególności poprzez postępowanie wyjaśniające, administracyjne, wszczęcie kontroli lub zamknięcie procedury wewnętrznej zgłaszania  lub przyjmowania naruszeń prawa.

Bezpośrednie lub pośrednie działanie albo zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest wynikiem dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty i wyrządzić mu nieuzasadnioną szkodę, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście. Jako działanie odwetowe traktujemy również groźbę lub próbę zastosowania środków wyrządzających szkodę.

Bezpieczne i bezpośrednie przekazanie odpowiedniemu podmiotowi poprzez użycie kanałów wewnętrznych informacji bądź uzasadnionego podejrzenia o naruszeniu prawa.

Bezpieczne  przekazanie w formie pisemnej lub ustnej Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu informacji lub uzasadnionego podejrzenia o naruszeniu prawa.

Podanie informacji lub uzasadnionego podejrzenia o naruszeniu prawa do ogólnej wiadomości publicznej.

Wszelkie dane osobowe sygnalisty przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęcia działań następczych. Odpowiednio zabezpieczone i poufne, nie podlegające ujawnieniu nieupoważnionym osobom. Dane odpowiednio zabezpieczone zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. .

Zobowiązany jest podmiot na rzecz którego wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób, według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku. Do liczby 50 osób wykonujących pracę zarobkową na rzecz podmiotu prawnego wlicza się pracowników w przeliczeniu na pełne etaty lub osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia.

Podmiotami prawnymi zawsze zobowiązanymi, niezależnie od tego czy spełniają próg 50 osób są podmioty, które wykonują działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska, objętych zakresem stosowania aktów prawnych Unii Europejskiej wymienionych w części I.B i II załącznika do dyrektywy 2019/1937.

Podmiotami zwolnionymi od obowiązku kanału wewnętrznego są podmioty na rzecz, których nie wykonuje pracy zarobkowej co najmniej 50 osób lub jeżeli jest to jednostka organizacyjna gminy lub powiatu licząca mniej niż 10 000 mieszkańców.

Pracownicy w przeliczeniu na pełne etaty lub osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, niezależnie od podstawy zatrudnienia oraz osoby świadczące pracę nieodpłatnie.

Poinformowanie sygnalisty w zakresie planowanych lub podjętych działań następczych w odpowiedzi na jego zgłoszenie.

Osoba fizyczna, osoba prywatna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazana w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa jest powiązana.

Osoba fizyczna, która pomaga pośrednio lub bezpośrednio sygnaliście w dokonaniu zgłoszenia lub ujawnienia publicznego w zakresie ochrony osób dokonujących zgłoszenia, a pomoc jej nie powinna zostać ujawniona.

Sygnalista przy zgłoszeniu naruszenia prawa nie podaje swoich danych osobowych. Poufność dotyczy również zgłoszeń anonimowych.

Wszelkie naruszenia, czyli działania lub zaniechania niezgodne z prawem oraz mające na celu jego obejście w kontekście związanym z pracą.

Ochrona sygnalisty nie wyłącza przepisów dotyczących praw pracowników do konsultacji ze związkami zawodowymi. Okres konsultacji trwa od 5 do 10 dni.

Ustalone, wewnętrzne postępowanie w podmiocie ustalające dokonywanie zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych, zgodne z przepisami o ochronie sygnalisty. 

Jednostki samorządu terytorialnego mają możliwość ustalenia procedury wewnętrznej w ramach wspólnej obsługi, która jest przewidziana w przepisach o samorządzie, pod warunkiem zapewnienia jej odrębności i niezależności od procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych. 

Sygnalista zgłasza naruszenie prawa nie dla własnej, osobistej korzyści. Zgłasza aby polepszyć sytuację swojej organizacji dla dobra ogółu. 

Organ wyznaczony do ustnego lub pisemnego przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych o naruszeniu prawa. Może przyjmować również zgłoszenia dokonane anonimowo. Jest odrębnym administratorem w zakresie danych osobowych podanych w zgłoszeniu zewnętrznym, które zostało podjęte przez ten organ. Ustala on procedurę w zakresie zgłoszeń zewnętrznych oraz posiłkuje się zespołem wsparcia.

Ustawodawca przy implementacji dyrektywy ma prawo określić wielkość kar i sankcji za: ujawnienie tożsamości sygnalisty bez jego zgody, odwet wobec sygnalisty, brak polityki i procedur ochrony sygnalisty wewnątrz organizacji, brak rozwiązań przyjmowania naruszeń, brak należytej staranności w wykonywaniu działań następczych.

Ustawa z dnia 14 czerwca 2024r. o ochronie sygnalistów (w dyrektywie mamy katalog otwarty implementacji zakresu spraw) określa zakres, których mogą dotyczyć zgłaszane przez sygnalistów naruszenia. Określony w ustawie zakres przedmiotowy jest obligatoryjny. Podmiot może jednak poszerzyć katalog przedmiotowy zgłoszeń w swojej procedurze wewnętrznej.

Zgodnie z art. 26 ustawy – podmiot prawny prowadzi rejestr zgłoszeń wewnętrznych i jest administratorem zgromadzonych w tym rejestrze danych osobowych. Może w tym celu upoważnić wewnętrzną jednostkę organizacyjną bądź uprawnioną osobę. Wpisu do rejestru zgłoszeń wewnętrznych dokonuje się na podstawie zgłoszenia wewnętrznego.

Norma zawierająca wytyczne pomagające w tworzeniu systemu zarządzania zgłoszeniami od sygnalistów. System powinien być oparty na zasadach zaufania do pracodawcy i do pracownika, bezstronności w rozstrzyganiu zgłoszeń i ochrony sygnalisty.

Zgłoszenie bezzasadne to takie, które jest ponowieniem innego zgłoszenia i nie zawiera żadnych dodatkowych informacji oraz takie, które zawiera zbyt mała ilość faktów niezbędnych do rozpoczęcia postępowania. Mimo to osoba zgłaszająca powinna zawsze uzyskać odpowiedź czy i jakie zostały podjęte działania w zakresie zgłoszenia.

Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania się niezwłocznie usuwane.

Dane osobowe przetwarzane w związku ze zgłoszeniem wewnętrznym i działaniami następczymi oraz dokumenty są przechowywane przez podmiot prawny oraz organ publiczny
przez okres 3 lat.

Dane osobowe przetwarzane w związku ze zgłoszeniem zewnętrznym oraz dokumenty są przechowywane przez Rzecznika Praw Obywatelskich przez okres 12 miesięcy.

Podmioty w zgłoszeniach ustalają wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury do przyjmowania zgłoszeń i podejmowania działań następczych.

Struktura łącząca, której elementami są samodzielne prawne podmioty gospodarcze w postaci spółek kapitałowych. Zgodnie z poprawką społeczno-poselską projektu ustawy o ochronie sygnalistów – podmioty w grupie kapitałowej mogą mieć wspólną procedurę zgłoszeń wewnętrznych. Mogą wyznaczyć jeden podmiot do działań następczych.

Przepisy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu z dnia 1 marca 2018 r. Wskazują one organy i podmioty funkcjonujące w ramach tego systemu oraz określa ich obowiązki i uprawnienia. Przede wszystkim instytucje zobowiązane rozpoznają i oceniają ryzyko prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związane ze stosunkami gospodarczymi zawieranymi z klientami lub transakcjami okazjonalnymi realizowanymi przez nich.