System ochrony sygnalisty nie zawsze jest wdrożony prawidłowo. W zależności od podejścia można popełnić błędy, które mogą wpłynąć negatywnie na odbiór całego procesu zgłaszania. Jeśli się tak zadzieje, sygnalista ma prawo przekazać naruszenia innym kanałem zgłoszeniowym. Utracimy wpływ na postępowanie oraz wizerunek jako bezpieczne miejsce pracy. Dla osób zarządzających podmiotem prywatnym czy publicznym – dla wójta, burmistrza czy prezydenta jest to szczególnie niebezpieczna sytuacja.

KANAŁ WEWNĘTRZNY dla sygnalistów. Krok 1

Zastanów się, kogo najlepiej wybrać do współpracy?

Oczywiście, sprawdzonych i kompetentnych, z doświadczeniem. M.in. Urząd Miasta w Ustce współpracuje z nami w tym zakresie i korzysta z aplikacji/platformy SYGNALISTA24.info jako wewnętrzny kanał zgłoszeniowy.

Wybieramy kanał zgłoszeniowy. Krok 2

Jeśli nie wybrałeś nikogo do współpracy, chcesz wszystko zrobić sam, pomyśl wyłącznie o wyborze kanału zgłoszeniowego.

Dlaczego  platforma Sygnalista24.info jest godnym zaufania kanałem zgłoszeniowym dla sygnalistów?

Pamiętaj. Należy przeszkolić zainteresowanych pracowników jako potencjalnych sygnalistów. Tego wymaga prawo.

Wybieramy zespół do wdrożenia i przygotowujemy dokumentację. Krok 3

Na początek należy przygotować zespół i opracować dokumentację wraz ze stosownymi załącznikami. Należy spełnić wymagania prawa unijnego i polskiej ustawy dotyczącej ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa. Do tego są określone warunki dotyczące np. sprawozdawczości. Aplikacja robi to automatycznie, a rejestr jest gotowy i generowany w postaci pdf, zawiera informacje (kolumny) zgodnie ze stawianymi wymaganiami dla poszczególnych kanałów.

Przygotowujemy komplet dokumentów:

  • regulamin/procedurę zgłoszeń wewnętrznych wraz z załącznikami,
  • instrukcję rozpatrywania zgłoszonych naruszeń,
  • klauzulę informacyjną,
  • inne załączniki, upoważnienia i zarządzenia.

Jeśli nie wiedzą Państwo jak to zrobić, możemy pomóc lub udostępnić za odpłatą komplet dokumentów wymagany zarówno dla kanału wewnętrznego i zewnętrznego.

UWAGA! Wraz z dokumentami otrzymują Państwo szkolenie oraz w okresie 6-12 mies. audyt wraz z aktualizacją o zastosowane dobre praktyki oraz ewentualne zmiany w prawie.

Zakres prawa, w którym działa system zgłaszania naruszeń

Pytanie. Czy naruszenia będą dotyczyć wyłącznie spełnienia minimalnych wymagań, czy też obejmie np. Kodeks pracy? Decyzja do podjęcia na poziomie władz.

Zespół odpowiedzialny za prawidłowe funkcjonowanie. Krok 4

Wyznaczenie zespołu odpowiedzialnego za prawidłowe wdrożenie: Informatyk, Inspektor Ochrony Danych oraz zespół odpowiedzialny za prawidłowego funkcjonowanie i nadzór nad systemem chroniącym sygnalistów: Administratora i koordynatorów.

W przypadku UM Ustka zostały wybrane 3 osoby. Administratorem jest p. Sekretarz UM Ustka oraz dwóch koordynatorów z różnych komórek organizacyjnych.

Jaki/jakie wybrać kanały zgłoszeniowe dla sygnalistów. Krok 5

Co jest najważniejsze przy wyborze rodzaju kanału zgłoszeniowego? Powiedzieć: poufność to mało. Gdzie bezpieczeństwo danych, informacji, RODO (UE), miejsce przechowania, przetwarzania, ochrona przed ujawnieniem sygnalisty? Każdy z tych elementów należy spełnić, przy okazji pamiętając, że ujawnienie (również jako forma odwetu) jest przewidziane karą więzienia.

Wybieramy odpowiedni kanał zgłoszeniowy biorąc pod uwagę:

  • charakter przyjmowanych zgłoszeń (jawny, anonimowy),
  • ilość spodziewanych naruszeń,
  • ilość zatrudnionych pracowników,
  • wymagane terminy potwierdzenia otrzymania zgłoszenia (do 7 dni) i przekazania informacji zwrotnej sygnaliście (3 miesiące),
  • urlopy i inne absencje.

Na tej podstawie określamy ilość koordynatorów. Administrator też ma prawa koordynatora. Może zmieniać, odbierać i nadawać nowe uprawnienia. Może również uczestniczyć w przyjmowaniu zgłoszeń  i odpowiedzi na nie, także np. delegować uprawniania pośród koordynatorów.

Jaki/jakie wybrać kanały zgłoszeniowe dla sygnalistów. Krok 6

Propozycja zawiera dwa sposoby, uwzględniające również osoby z niskimi kompetencjami czy wykluczone cyfrowo:

  • przesyłanie za pomocą aplikacji elektronicznej. My proponujemy bezpieczny i anonimowy kanał SYGNALISTA24.info. Będzie również pełnił funkcję ewidencyjną wszystkich naruszeń otrzymanych powyższymi sposobami i pomagał nimi zarządzać oraz
  • spotkania osobiste (niekoniecznie).

Dlaczego właśnie platformę/aplikację SYGNALISTA24.info?

Zobacz jak działa, jedna z najpopularniejszych wśród samorządowców, aplikacja (3 filmy: od strony sygnalisty, koordynatora i administratora). Ponadto tutaj zobaczysz przewagi nad innymi rozwiązaniami. Następnie sprawdź jak spełnia wymagania prawne dla platform zgłoszeniowych, na podstawie wymagań Wolters Kluwers (do pobrania).

Uwaga. Kanał zgłoszeniowy w postaci aplikacji będzie również rejestracją zapisów z wizyt osobistych (zapis naruszenia będzie następował przez koordynatora wspólnie z sygnalistą). Dzięki temu wszystko będzie w jednym miejscu, z możliwością zarządzania (drukowania czy raportowania).

Uruchomienie kanału zgłoszeniowego. Krok 7

Niezbędna jest współpraca z inspektorem ochrony danych. Do przygotowania jest klauzula informacyjna dotyczącą ochrony danych osobowych dla zgłaszającego i osoby, której zgłoszenie dotyczy. Sygnalista przed wysłaniem zgłoszenia ma obowiązek zapoznania się z nią i potwierdzenia na platformie.

Administrator ma za zadanie założyć konto i wygenerować klucze dostępowe. Potem w miejscu do tego przeznaczonym umieścić logo i klauzulę informacyjną. Dział IT następnie umieszcza link dostępowy do platformy na stronie internetowej placówki edukacyjnej, tablicach ogłoszeniowych dostępnych dla pracowników, w intranecie oraz rozesłanie wewnętrzną pocztą informacji na temat wdrożonych rozwiązań.

Szkolenie pracowników w zakresie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa. Krok 8

Szkolimy z podziałem na grupy, najczęściej zdalnie, dla zachowania ciągłości w funkcjonowaniu urzędu czy firmy.

Przy współpracy przekazujemy materiał szkoleniowy zarówno dla koordynatorów obsługujących naruszenia jak i pozostałych pracowników.

Jest naruszenie. Co dalej? Krok 9

Zastanów się, kogo wyznaczyć na osobę przyjmującą zgłoszenia i podejmującą działania następcze.

Proponujemy najbardziej zaufane osoby spośród pracowników lub zaufany podmiot zewnętrzny. Pomagamy w tym zakresie. W przypadku większych jednostek samorządowych  proponujemy rozstrzygnąć dylemat i wybrać pośród własnych kadr. Należy uwzględnić finansowo, godzinowo, zaangażowanie w tym procesie.

Zmiany, zmiany i jeszcze raz zmiany. Poprawiamy systemy. Krok 10

Rozpatrujemy zgłoszone nieprawidłowości i wprowadzamy zmiany w organizacji:

  • szkolimy pracowników pod kątem występujących naruszeń w celu wyeliminowania przyszłych nieprawidłowości i poprawy standardów;
  • wprowadzamy/aktualizujemy procedury;
  • przeprowadzamy cyklicznie audyt systemu, m.in. raz na 6-12 miesięcy,
  • przygotowujemy raport zbiorczy (m.in. raz na rok) i analizujemy pod kątem ilości i jakości naruszeń, czasu obsługi oraz wprowadzonych zmian.

KANAŁ ZEWNĘTRZNY dla sygnalistów

Uwaga. Kanał zewnętrzny ma inne wymagania dotyczące rejestru zbiorczego naruszeń. Zobacz różnice. Nasza aplikacja, co zaprezentowano na filmach, jest na to przygotowana. Umożliwia wybór poszukiwanego terminu, okresu oraz format (pdf) do pobrania.

Również przeprowadzamy kompletne wdrożenie wymagań związanych z ochroną sygnalisty dla przewidzianych przez ustawodawcę jednostek zobowiązanych do utworzenia takich regulacji (poniżej lista).

Krok po kroku. W Ustce obejmie wszystkie jednostki, ponad 10 (nie tylko te które mają >50 pracowników) i zostaną powołane inne osoby do obsługi zgłoszeń.

Ustawa o sygnalistach w Polsce – kogo dotyczy?

Według danych z uzasadnienia projektu ustawy do wdrożenia ustawy są następujące podmioty:

A. Stworzenie procedur i obowiązek utworzenia wewnętrznych kanałów dokonywania zgłoszeń:

Sektor publiczny, JST

  1. podmioty sektora publicznego zatrudniające co najmniej 50 pracowników – 12 678 podmiotów
  2. podmioty sektora publicznego, z wyłączeniem urzędów lub jednostek organizacyjnych gminy liczącej mniej niż 10 000 mieszkańców.

Sektor prywatny

  1. duże przedsiębiorstwa – 4 266 podmiotów
  2. średnie przedsiębiorstwa – 27 263 podmiotów
  3. małe przedsiębiorstwa działające w sektorze finansowym – 1 242 podmiotów
  4. mikro przedsiębiorstwa działające w sektorze finansowym – 122 102 podmiotów

B. Stworzenie procedur i obowiązek utworzenia zewnętrznych kanałów dokonywania zgłoszeń:

  1. organy wykonawcze jednostek samorządu terytorialnego (JST)  – 2 807 podmiotów (2477 gmin + 314 powiatów + 16 województw)
  2. naczelne i centralne organy administracji rządowej – około 120 podmiotów
  3. terenowe organy administracji rządowej
  4. Państwowa Inspekcja Pracy
  5. Komendant Wojewódzki Policji
  6. Prokuratura
  7. regionalne izby obrachunkowe
  8. Komisja Nadzoru Finansowego
  9. inne organy państwowe

16,78 miliona osób będzie miało prawo do zgłaszania naruszeń i ochrony zgodnie z Ustawą o ochronie sygnalistów w Polsce.

3,45 miliona podmiotów prywatnych przedsiębiorców i ok. 13 tysięcy podmiotów publicznych będzie zobowiązane utworzyć wewnętrzne kanały dokonywania zgłoszeń.

Zgodnie z prawem, mimo nie stworzenia wewnętrznych regulacji, każdy podmiot zobowiązany będzie do przyjęcia zgłoszenia, odpowiedzi na nie oraz ochrony sygnalistów. Warto do tego się przygotować.

System ochrony sygnalisty w Polsce. Podsumowanie

Warto już teraz:

  1. przygotować dokumentację, dokonać wyboru koordynatorów, przeszkolić ich oraz poinformować pracowników o funkcjonujących zasadach;
  2. dokonać wyboru takiego kanału zgłoszeniowego, aby zapewnić osobie zgłaszającej odpowiedni poziom anonimowości i bezstronności oraz umożliwić wymianę korespondencji. Link do kanału zgłoszeniowego należy zamieścić we wskazanych miejscach i poinformować o tym pracowników.

W razie potrzeby:

  1. Przygotowaliśmy już wzory regulaminu i instrukcji wraz z załącznikami. Dla swoich klientów aktualizujemy nieodpłatnie i na bieżąco.
  2. Przygotowaliśmy materiały szkoleniowe dla pozostałych pracowników.

WAŻNE! Wprowadzamy na bieżąco wymagane zmiany w aplikacji, w przerwie technicznej, w wybrane dni wolne od pracy (tak też będzie w przypadku, kiedy pojawią się ewentualne zmiany w polskiej ustawie).

Proszę zobaczyć komu pomogliśmy, kogo przeszkoliliśmy, co nas wyróżnia i jaka jest nasza platforma Sygnalista24.info. Wszystko w zakładce Dlaczego my.

Posiadamy już doświadczenie i jesteśmy kompletni w obsłudze dot. sygnalistów. Ponadto wśród nas są Inspektorzy Ochrony Danych i audytorzy wiodący ISO/IEC 27001 i 37002. Zdajemy sobie sprawę, jak ważne jest bezpieczeństwo informacji.

Kontakt.  Doering & Partnerzy

Zdjęcie z dnia 13.01.2023 r. przedstawia zespół wdrożeniowy ze strony Doering & Partnerzy oraz osoby odpowiedzialne za prawidłowe funkcjonowanie systemu ochrony sygnalisty w UM Ustka. Dziękujemy za zaufanie.

………………………………………

Zobacz również:

Zainteresuje osoby odpowiedzialne za system chroniący sygnalistów w pracy

Bezpieczeństwo sygnalisty i poufność informacji to podstawa

Zobacz także:

Poradnik dla sygnalisty

Zobacz więcej: