Chcesz wiedzieć, z czym wiąże się wdrożenie ustawy o sygnalistach? Dlaczego kanały zgłoszeniowe są najczęściej wybieraną opcją przez podmioty publiczne? Więcej o tym dowiesz się z artykułu.
Wdrożenie ustawy o sygnalistach w oparciu o kanały zgłoszeniowe
W ostatnim czasie intensywności nabierają prace nad ustawą o ochronie sygnalistów. Kolejna wersja została opublikowana przez Rządowe Centrum Legislacji 29.03.2024, a 02.04 – trafiła do Rady Ministrów. Ustawa ta ma na celu wcielenie w życie zasad, wyznaczonych przez unijną dyrektywę nr 2019/1937, stanowiącej o ochronie osób zgłaszających naruszenia w środowisku pracy.
Wiele samorządów oraz firm już teraz decyduje się na wdrożenia w zakresie ochrony sygnalistów, próbując wyprzedzić bieg wydarzeń i wejść w nową rzeczywistość prawną w stanie pełnej gotowości.
Obecnie aktualny stan projektu ustawy o ochronie sygnalistów regulującej przepisy krajowe jest dostępny pod nowym drukiem UC1.
Do obsługi zgłoszeń od sygnalisty dopuszcza się wiele rozwiązań, z zastrzeżeniem spełnienia kilku istotnych warunków ujętych w ustawie o ochronie sygnalistów. Najlepszym pod kątem zarówno zapewnienia bezpieczeństwa danych i anonimowości sygnalisty jest kanał zgłoszeniowy.
Dlaczego wybierany jest kanał zgłoszeniowy?
Najważniejsze dla sygnalisty jest zapewnienie anonimowości i bezpiecznego przekazania informacji o naruszeniach w pracy. Kanały zgłoszeniowe zapewniają, że wiadomość zostanie przekazana odpowiedniej osobie, a jej treść będzie dodatkowo zaszyfrowana. Dodatkowo istnieje możliwość zgłoszenia anonimowego, co daje sygnaliście gwarancję ochrony przed odwetem.
Wdrożenia kanału zgłoszeniowego w praktyce
Stworzenie i wdrożenie takiego kanału zgłoszeniowego nie jest łatwą sprawą. W tym wszystkim ważne są prowadzone rozmowy i konsultacje, zwłaszcza ze związkami zawodowymi, które pełnią także ważną funkcję w firmie.
W ramach wdrożenia wliczany jest czas:
- implementacji rozwiązania do systemu informatycznego firmy,
- opracowania dokumentacji dotyczącej obsługi kanału zgłoszeniowego,
- przeszkolenia kadry i pracowników z zakresu obsługi kanału zgłoszeniowego jak i samej charakterystyki sygnalisty.
Jak wyglądają wdrożenia w poszczególnych jednostkach
Atuty wdrożenia kanału zgłoszeniowego
Wdrożenia kanału zgłoszeniowego w jednostkach samorządu terytorialnego są istotnym elementem. Należy pamiętać, że jednostki zatrudniające powyżej 50 pracowników powinny posiadać zarówno wewnętrzny, jak i zewnętrzny kanał zgłoszeniowy.
Jednostki JST mogą pełnić rolę kanału wewnętrznego oraz posiadać kanał zewnętrzny, który będzie obsługiwać jednostki podległe JST, takie jak ośrodki pomocy społecznej, szkoły, przedszkola, biblioteki, stacje pogotowia, itp.
Warto pamiętać, że nawet jeśli ustawa o ochronie sygnalistów jest obecnie procedowana, to w UE sygnalista jest chroniony przez obowiązującą Dyrektywę o numerze 2019/1937 w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia praw Unii. Są jednostki, takie jak Starostwo Powiatowe w Grajewie, które nie czekały na implementację w polskim prawie, tylko z naszą pomocą wdrożyły kanał zgłoszeniowy i korzystają z naszych usług wsparcia.
Obsługa kanału przez pracowników powinna być klarowna i zrozumiała dla pracowników. Dlatego dajemy możliwość dostosowania kanału dla osób posługujących się językami obcymi. Firma Boldare wykorzystuje ten fakt i posiada platformę, która jest dostępna w wersji polskiej i angielskiej. Oczywiście, w zależności od potrzeb, udostępnimy również inne wersje językowe.
Średnie firmy, które zatrudniają od 50 do 249 pracowników, są zobowiązane do utworzenia kanału zgłoszeniowego. Wdrożenie takiego kanału w tych firmach nie zajmuje dużo czasu, dlatego warto o tym pomyśleć już teraz. Obecnie obowiązujące przepisy mocno promują szyfrowanie danych i anonimowość, które zapewnia nasz kanał zgłoszeniowy.
Zgodnie z obowiązującą dyrektywą, stworzenie i wdrożenie wewnętrznych rozwiązań dla sygnalisty w firmach do 249 pracowników, należało wykonać do 17 grudnia 2023 r. Co prawda, polska ustawa zagwarantuje dodatkowy okres przejściowy, lecz nie warto zwlekać z podjęciem decyzji.
Chcesz zobaczysz, jakie działania są potrzebne do wdrożenia bezpiecznego kanału zgłoszeniowego w swojej organizacji? Zobacz, jak to zrobiliśmy w Urzędzie Miasta Ustka, która wdrożyła kanał wewnętrzny oraz zewnętrzny dla siebie i jednostek jej podległych.
- Skuteczne i kompleksowe zarządzanie obsługą zgłoszeń.
- Intuicyjny sposób dokonywania zgłoszeń.
- Dostęp do aplikacji tylko dla wyznaczonych i upoważnionych osób.
- Raport zgłoszenia generowany na żądanie w formacie pdf z możliwością zapisu.
- Rejestr naruszeń według wymagań prawnych generowany na żądanie w formacie pdf z możliwością zapisu.
- Dostępna archiwizacja na każdym etapie.
- Wygenerowane dokumenty zawierają podpis i uwierzytelnienie ich pochodzenia.
- Klauzula informacyjna dotycząca ochrony danych osobowych w formacie pdf zamieszczona w widocznym miejscu z obowiązkiem zapoznania się z nią przez osobę dokonującą zgłoszenia.
- Aplikacja jako jedna z nielicznych spełnia wymagania dot. elektronicznych kanałów zgłoszeń.
Zewnętrzna obsługa zgłoszeń gwarancją anonimowości i bezpieczeństwa
Powierzenie utworzenia kanału zgłoszeniowego firmie zewnętrznej, specjalizującej się we wdrażaniu takich rozwiązań jest najlepszą gwarancją, że dane będą przechowywane przez profesjonalistów w zakresie ich ochrony. Sygnalista24.info gwarantuje zgodną z europejskimi normami ochronę zarówno zgłaszającym sygnalistą, jak i osobom, których dotyczą zgłoszenia. Umożliwiamy zarówno tworzenie kanału, obsługiwanego przez podmiot którego dotyczą kanały zgłoszeniowe, jak i obsługę naruszeń przez nasz zespół specjalistów. Sygnalista24.info zmienia się wraz z przepisami o ochronie sygnalistów, odpowiadając na potrzeby klientów, oszczędzając im trudu dostosowywania się do sytuacji własnymi nakładami.
Pierwsze z jednostek samorządu terytorialnego, które nam zaufały
Ochrona sygnalistów
Jeśli jesteś świadkiem naruszenia prawa w pracy masz prawo zgłosić to w miejscu pracy, za pomocą procedury chroniącej sygnalistów zgłaszających naruszenia. Przeczytaj kim jest sygnalista?
Jeśli w Twojej ocenie doszło do naruszenia prawa przez pracodawcę, masz prawo to jako pracownik zgłosić. Na początek powinieneś to zgłosić w ramach wewnętrznych procedur chroniących sygnalistów i wyznaczonym poufnym kanałem zgłoszeniowym, takim jak np. SYGNALISTA24.info. Reguluje to ustawa o sygnalistach. Ta ustawa również chroni Ciebie jako sygnalistę.
Pamiętaj! Ustawa chroniąca sygnalistów przewiduje kary za stosowanie sankcji czy odwetu na pracowniku/sygnaliście. Prawo również przewiduje kary za zgłaszanie nieprawdziwych informacji.
Kto jest zobowiązany do wdrożenia ustawy chroniącej sygnalistów?
Tutaj znajdziesz listę podmiotów zobowiązanych wdrożyć ustawę o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa (ustawa o sygnalistach) oraz listę instytucji obowiązanych wdrożenie ustawy AML o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu i stworzenie anonimowych i poufnych kanałów zgłoszeniowych.
Bezpieczny kanał zgłoszeniowy
Pamiętaj! Nie każdy pracodawca tworzy poufny kanał zgłoszeniowy lub ma dobrze przygotowane procedury/regulamin chroniący sygnalistów.
Jeśli uznasz, że system dotyczący sygnalistów nie wyznaczył stosownych procedur lub stworzone kanały zgłoszeniowe nie są bezpieczne i grozi Ci odwet, możesz przestępstwo zgłosić również na policję lub do prokuratury.
Zapraszamy do współpracy
Załącznik, do pobrania:
Zobacz również:
- Ustawa o sygnalistach
- Dedykowana skrzynka e-mail – rozwiązanie obciążone ryzykiem
- Donos do Inspekcji Transportu Drogowego
- Jak wnieść skargę na adwokata?
- Jak złożyć skargę na bank?
- Asystent na UMK w roli sygnalisty
- Donos do inspekcji ochrony środowiska
- Urlop na żądanie – czy pracodawca może odmówić?
- Gdzie zgłosić zawiadomienie o naruszeniu prawa?
- Jak zgłosić naruszenie prawa jako sygnalista?
- Jak udowodnić mobbing w pracy?
- Rola sygnalisty w zakładzie pracy
- Gdzie zgłosić zawiadomienie o naruszeniu prawa?
- ZUS, donos do ZUS, jak go napisać i czy może być anonimowy?
- Prokuratura, donos do prokuratury, jak napisać?
- Policja, donos na policję
- Sanepid, donos do sanepidu, jak napisać?
- Pracodawca, donos na pracodawcę?
- PIP, donos do PIP?
- US, skarbówka, donos do urzędu skarbowego, jak złożyć?
- Nadzór budowlany, jak zgłosić naruszenie?
- Donos na sąsiada
- Jak zgłosić donos do spółdzielni?
- Opieka społeczna, jak zgłosić?
Zobacz więcej:
- Sygnalista – cicha rękojmia praworządności
- Jak wygląda praca zdalna?
- Chory pracownik w pracy, co robić?
- Jak udowodnić mobbing w pracy?
- Gdzie zgłosić mobbing w pracy?
- Seksizm w pracy na czym polega i gdzie zgłosić?
- Niewydanie świadectwa o pracę
- Gdzie zgłosić nepotyzm w pracy?
- Dyskryminacja w przyznawaniu premii uznaniowej, gdzie zgłosić?
- Zwolnienie dyscyplinarne, czy na pewno słusznie?
- Kontrola chorego pracownika
- Gdzie zgłosić pracę na czarno?
- Naruszenie obowiązku poufności, jak je egzekwować?
