Szanowni Państwo,

w tym miejscu postaramy się przybliżyć najbardziej optymalne podejście do wdrożenia Ustawy (i dyrektywy) o sygnalistach.

Poniższe podejście jest związane z doświadczeniem przy wdrożeniu w kilku miastach i gmin (np. Jasło, Toruń, Grajewo, Ustka, Nowy Tomyśl, Bodzanów) czy firm zatrudniających pow. 50 pracowników (np. TARR).

Poniżej przedstawiamy kilka spotykanych sytuacji.

SYTUACJA 1. Podmiot ma więcej niż 50 pracowników.

Krok 1.

Zastanów się jaki/ie kanały zgłoszeniowe wybrać.

Propozycja zawiera dwa sposoby, uwzględniające również osoby z niskimi kompetencjami czy wykluczone cyfrowo:

  • spotkania osobiste oraz
  • przesyłanie za pomocą aplikacji elektronicznej. My proponujemy bezpieczny i anonimowy kanał SYGNALISTA24.info.. Będzie również pełnił funkcję ewidencyjną wszystkich naruszeń otrzymanych powyższymi sposobami i pomagał nimi zarządzać.

Dlaczego właśnie platformę/aplikację? Więcej tutaj oraz tutaj przewagi:

Uwaga. Kanał zgłoszeniowy w postaci aplikacji będzie również rejestracją zapisów z wizyt osobistych (zapis naruszenia będzie następował przez koordynatora wspólnie z sygnalistą). Dzięki temu wszystko będzie w jednym miejscu, z możliwością zarządzania (przypisywania lokalizacji, drukowania czy raportowania).

Uwaga. Padają pytania czy dobrym rozwiązaniem jest telefon lub e-mail zaufania? My praktycy, mówimy nie, ponieważ nie zapewniają nikomu bezpieczeństwa. Więcej

Krok 2.

Zastanów się, kogo wyznaczyć na osobę przyjmującą zgłoszenia i podejmującą działania następcze.

Może będzie to cały wydział, a może zaufany podmiot zewnętrzny?

Spośród zespołu wybieramy Administratora (Głównego koordynatora). W urzędach jest nim najczęściej Sekretarz. Otrzymuje od niezbędne dane od Usługodawcy do pierwszej rejestracji, zakłada profil podmiotu i tworzy konta dla pozostałych koordynatorów.

Uwaga 1. Jeśli powołujemy dwa kanały, jeden wewnętrzny dla podmiotu, drugi zewnętrzny, obejmujący wszystkie podległe i finansowane jednostki, to koordynatorzy powinni być różni. Nie zawsze sygnalista ma zaufanie do określonych osób, więc postarajmy mu się zapewnić możliwie jak największe bezpieczeństwo. Dzięki temu naruszenie zgłosi nam a nie bezpośrednio do jednostek kontrolujących (np. wojewody, sądu, kuratorium, RIO)

Krok 3.

Wybieramy odpowiedni kanał zgłoszeniowy biorąc pod uwagę:

  • charakter przyjmowanych zgłoszeń (jawny, anonimowy),
  • ilość spodziewanych naruszeń,
  • ilość zatrudnionych pracowników,
  • wymagane terminy potwierdzenia otrzymania zgłoszenia i przekazania informacji zwrotnej sygnaliście,
  • urlopy i inne absencje.

Na tej podstawie określamy ilość koordynatorów.

Ofertę z rodzajami pakietów i różnice między nimi, znajdziesz tutaj.

Krok 4.

Rozmowa z prawnikiem i inspektorem ochrony danych.

Przygotowujemy klauzulę informacyjną dotyczącą ochrony danych osobowych dla zgłaszającego i osoby, której zgłoszenie dotyczy. Sygnalista przed wysłaniem zgłoszenia ma obowiązek potwierdzenia zapoznania się z nią.

Rozmowa ze skarbnikiem

Sprawa finansowania systemu. Można pomyśleć o środkach dla Cyfrowej Gminy.

Rozmowa z informatykiem

Sprawa wdrożenia i umieszczenie linku dostępowego do platformy na stronie www, BIP, tablicach ogłoszeniowych dostępnych dla pracowników, w intranecie oraz rozesłanie wewnętrzną pocztą informacji na temat wdrożonych rozwiązań.

Pomyśleliśmy też o tym. Przy współpracy przekazujemy materiał szkoleniowy zarówno dla koordynatorów obsługujących naruszenia jak i pozostałych pracowników.

Krok 5.

Przygotowujemy komplet dokumentów:

  • regulamin zgłoszeń wewnętrznych wraz z załącznikami oraz
  • instrukcję rozpatrywania zgłoszonych naruszeń.

Jeśli nie wiedzą Państwo jak to zrobić, możemy pomóc lub udostępnić za odpłatą gotowy komplet dokumentów wymagany zarówno dla kanału wewnętrznego i zewnętrznego.

UWAGA! Wraz z dokumentami otrzymują Państwo szkolenie oraz w okresie 6-12 mies. audyt wraz z aktualizacją o zastosowane dobre praktyki oraz ewentualne zmiany w prawie.

Krok 6.

Rozpatrujemy zgłoszone nieprawidłowości i wprowadzamy zmiany w organizacji:

  • szkolimy pracowników pod kątem występujących naruszeń w celu wyeliminowania przyszłych nieprawidłowości i poprawy standardów;
  • wprowadzamy/aktualizujemy procedury;
  • przeprowadzamy cyklicznie audyt systemu, m.in. raz na 6-12 miesięcy.
  • przygotowujemy raport zbiorczy (m.in. raz na rok) i analizujemy pod kątem ilości i jakości naruszeń, czasu obsługi oraz wprowadzonych zmian.

Uwaga. Kanał zewnętrzny ma inne wymagania dotyczące rejestru zbiorczego naruszeń. Zobacz różnice. Nasza aplikacja, co zaprezentowano na kilku filmach, jest na to przygotowana. Umożliwia wybór poszukiwanego terminu, okresu oraz format (pdf) do pobrania.

SYTUACJA 2. Podmiot ma mniej niż 50 pracowników, ale nadzoruje inne podmioty, które posiadają więcej niż 50 pracowników (np. szkoły).

Krok 1.

Zapoznaj się z powyższymi krokami 1-6. Omów się z osobami nadzorującymi inne podmioty i wspólnie zastanówcie się jaki/ie kanały zgłoszeniowe wybrać dla nich i jak je sfinansować. Do spotkania będzie niezbędny ekspert znający obowiązujące prawo dot. ochrony sygnalistów, prawnik, inspektor ochrony danych, skarbnik.

Krok 2.

Zastanówcie się, kogo wyznaczyć w poszczególnych jednostkach posiadających pow. 50 pracowników na osobę przyjmującą zgłoszenia i podejmującą działania następcze.

Krok 3.

Przygotowujemy komplet dokumentów:

  • regulamin zgłoszeń wewnętrznych wraz z załącznikami oraz
  • instrukcję rozpatrywania zgłoszonych naruszeń.

Krok 4.

Rozpatrujemy zgłoszone nieprawidłowości i wprowadzamy zmiany w organizacji.

SYTUACJA 3. Podmiot ma mniej niż 50 pracowników i nadzoruje inne podmioty, które również nie posiadają więcej niż 50 pracowników (np. szkoły, przedszkola).

Krok 1.

Zapoznaj się z krokami 1-6 w SYTUACJI 1.

Omów się z osobami nadzorującymi inne podmioty i wspólnie zastanówcie się jaki/ie wspólne kanały zgłoszeniowe wybrać dla wszystkich i jak je sfinansować, i kto będzie je nadzorować. Do spotkania będzie niezbędny ekspert znający obowiązujące prawo dot. ochrony sygnalistów, prawnik, inspektor ochrony danych, skarbnik.

UWAGA. Proponujemy stworzyć następujące rozwiązanie, uwzględniające również osoby z niskimi kompetencjami czy wykluczone cyfrowo:

  • spotkania osobiste w wyznaczonym miejscu spotkań z koordynatorem obsługującym naruszenia oraz
  • przesyłanie za pomocą aplikacji elektronicznej. Jako kanał wspólny dla wszystkich jednostek. My proponujemy bezpieczny i anonimowy kanał SYGNALISTA24.info. Będzie również pełnił funkcję ewidencyjną wszystkich naruszeń otrzymanych powyższymi sposobami, pomagał nimi zarządzać oraz tworzyć wymagany rejestr zbiorczy.

Krok 2.

Jeśli powołujemy kanały, wspólne dla jednostek, obejmujący wszystkie podległe i finansowane jednostki, to koordynatorzy powinni reprezentować poszczególne jednostki (np. koordynator z gminy, ze szkoły, ze spółki komunalnej).

UWAGA. Zaufanie, kompetencje oraz doświadczenie tych osób jest kluczowe. Im staranniej dobierzemy zespół do obsługi naruszeń, tym sprawniej będziemy rozwiązywać zgłoszone naruszenia.

Krok 3.

Przygotowujemy komplet dokumentów:

  • regulamin zgłoszeń wewnętrznych wraz z załącznikami oraz
  • instrukcję rozpatrywania zgłoszonych naruszeń.

Krok 4.

Rozpatrujemy zgłoszone nieprawidłowości i wprowadzamy zmiany w poszczególnych organizacjach.

Podsumowanie:

  1. Warto już teraz przygotować dokumentację, dokonać wyboru koordynatorów i przeszkolić ich oraz poinformować pracowników o zasadach.
  2. Należy dokonać wyboru takiego kanału zgłoszeniowego, aby zapewnić osobie zgłaszającej odpowiedni poziom anonimowości i bezstronności oraz umożliwić wymianę korespondencji. Link do kanału zgłoszeniowego należy zamieścić we wskazanych miejscach i poinformować o tym pracowników.

W razie potrzeby:

  1. Przygotowaliśmy już wzory regulaminu i instrukcji wraz z załącznikami. Można je zamówić. Podobnie jest z materiałami szkoleniowymi dla pozostałych pracowników. Dostępne są od ręki.
  2. WAŻNE! Wprowadzamy na bieżąco wymagane zmiany w aplikacji, w przerwie technicznej, w wybrane dni wolne od pracy (tak też będzie w przypadku, kiedy pojawią się ewentualne zmiany w polskiej ustawie).
  3. Proszę zobaczyć komu pomogliśmy, kogo przeszkoliliśmy, co nas wyróżnia i jaka jest nasza platforma. Wszystko w zakładce Dlaczego my.
  4. Posiadamy już doświadczenie i jesteśmy kompletni w obsłudze dot. sygnalistów. Pomożemy. Prosimy o kontakt.