Odbiorca naruszeń – rozpoznanie donosu i skargi, wymagania prawne

W ostatnim czasie temat ochrony sygnalistów, czyli osób zgłaszających nieprawidłowości, stał się bardzo ważny. Unia Europejska wprowadziła przepisy, które zobowiązują firmy oraz instytucje do tworzenia odpowiednich procedur do obsługi zgłoszeń takich osób. W Polsce przepisy te zostały wprowadzone ustawą o ochronie sygnalisty, która zobowiązuje organizacje do odpowiedniego przygotowania oraz przeszkolenia osób zajmujących się odbiorem tych naruszeń. Pokrótce wyjaśnimy, jak przygotować odbiorcę naruszeń, jak rozpoznać naruszenie zgłoszone przez sygnalistę, czym różni się zgłoszenie od donosu oraz kiedy składamy skargę, a kiedy zażalenie.

Odbiorca naruszeń - osoba wyznaczona do przyjmowania zgłoszeń sygnalisty

Osoba wyznaczona do przyjmowania zgłoszeń, to pracownik organizacji odpowiedzialny za odbiór oraz analizę zgłoszeń. Taka osoba powinna być niezależna, aby mogła obiektywnie oceniać zgłoszenia i podejmować odpowiednie działania wewnątrz organizacji, ewentualnie zgłosić do odpowiednich służb. W zakresie jej obowiązków należy:

przyjmowanie zgłoszeń od sygnalisty
analizowanie i weryfikacja zgłoszeń
kontakt z sygnalistą (informowanie o podjętych działaniach)
dbanie o anonimowość danych osobowych zawartych w dokonanym zgłoszeniu
podejmowanie działań następczych w zakresie zgłoszenia
raportowanie zgłaszanych nieprawidłowości i podjętych działań;
przekazanie sprawozdania do Rzecznika Praw Obywatelskich (dotyczy kanału zewnętrznego)

WYMAGANIA W STOSUNKU DO ODBIORCY NARUSZEŃ

Zgodnie z ustawą, instytucje oraz firmy muszą stworzyć procedury umożliwiające zgłaszanie naruszeń w sposób bezpieczny. Oznacza to, że osoby odpowiedzialne za to muszą zostać odpowiednio przygotowane. Co oznacza to w praktyce?

szkolenie osób odbierających naruszenia – osoby te powinny być przeszkolone, aby mogły rozpoznać czy zgłoszenie przypadkiem nie dotyczy poważnego naruszenia prawa (obowiązek ustawowy). Sprawdź kiedy następne szkolenie
procedury oceniania zgłoszeń – zgłoszenia powinny być rozpatrywane czy rzeczywiście dotyczą naruszenia prawa. W przypadku poważnego naruszenia, może być ono przekazane odpowiednim instytucjom odpowiadającym za dany obszar prawa (kuratorium, KIS, KAS, PIP, WIOŚ, Prokuratura, Policja)
ochrona tożsamości – sygnaliści mają prawo pozostać anonimowi. Odbiorcy naruszeń muszą zapewnić, że bez zgody osoby zgłaszającej, jego tożsamość nie zostanie ujawniona zgodnie z art. 54 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 o ochronie sygnalistów
przekazanie zgłoszenia do odpowiednich służb, organów – jeżeli zgłoszenie dotyczy poważnego naruszenia np. przestępstwa, odbiorcy zgłoszeń muszą wiedzieć jak daną sprawę przekazać właściwym służbom.

Jeśli chcesz wiedzieć, który sposób dokonywania zgłoszeń jest najbezpieczniejszy, zapoznaj się z rankingiem kanałów zgłoszeniowych.

Kto powinien być odpowiedzialny za przyjmowanie zgłoszeń?

Taka osoba powinna spełniać kilka kluczowych kryteriów, aby skutecznie i bezstronnie realizować swoje zadania. Powinna:

być niezależna od struktur, które mogą być przedmiotem zgłoszeń. To minimalizuje ryzyko konfliktów interesów i zapewnia obiektywną ocenę zgłoszeń. Powinna mieć również możliwość przekazania zgłoszenia innej osoby uprawionej do odbioru zgłoszeń, gdyby dane zgłoszenie dotyczyło jej osobiście;
swoimi działaniami gwarantować pełną poufność sygnaliście. Musi dbać o ochronę danych osobowych zawartych w zgłoszeniu.
mieć wystarczające wykształcenie i doświadczenie niezbędne do prawidłowej oceny zgłoszeń;
być obdarzona zaufaniem zarówno ze strony pracowników jak i kierownictwa organizacji. Sygnalista powinien czuć się bezpiecznie;
zostać zaznajomiona z wewnętrznymi procedurami organizacji dotyczącymi zgłaszania nieprawidłowości oraz obowiązującymi przepisami prawa, w tym z Ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów;
umiejętnie komunikować się z sygnalistami, zapewniając im wsparcie i informując o stanie rozpatrywania zgłoszenia.

Najczęściej na to stanowisko wyznaczane są osoby z działów compliance, audytu lub prawnego.

Na jakiej podstawie swoją funkcję pełni osoba przyjmująca zgłoszenia?

Osoba taka powinna działać na podstawie specjalnego upoważnienia, które stanowi załącznik do wewnętrznej procedury organizacji. Powinna mieć dostęp do kanału zgłoszeniowego oraz być wyposażona w szereg dokumentów, które umożliwi w sposób prawidłowy wykonywać jej obowiązki.

Taka osoba opiera się przede wszystkim na wewnętrznej procedurze zgłaszania nieprawidłowości. Taki dokument powinien wyjaśniać proces zgłaszania, przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń sygnalistów. Opisuje dokładnie etapy zgłaszania, kanały komunikacji, czas reakcji, działania następcze.

Jeśli zastanawiasz się nad wdrożeniem kanału zgłoszeniowego w swojej firmie, zapoznaj się z naszą ofertą.

Czemu funkcja osoby wyznaczonej do przyjmowania zgłoszeń od sygnalisty jest ważna?

Osoba taka dba o:

ochronę interesów organizacji poprzez wczesne wykrywanie nieprawidłowości,
zabezpiecza prawa sygnalistów przed odwetem,
powinien promować uczciwość poprzez poważne traktowanie zgłoszeń,
pomoc organizacji w spełnianiu wymogów pranych w zakresie sygnalisty,
identyfikacje zagrożeń dla organizacji poprzez odpowiednią weryfikacje zgłoszeń,
przejrzystość procesów w zgłaszaniu naruszeń prawa.

Jak rozpoznać naruszenie?

Rozpoznanie czy dane zgłoszenie jest rzeczywiście naruszeniem wymaga podjęcia kilku kroków.

1. Na początek należy potwierdzić czy osoba zgłaszająca jest sygnalistą.

2. Określić rodzaj naruszenia (korupcja, przestępstwo finansowe itp.) – zgodnie ze wskazanymi obszarami w Ustawie o ochronie sygnalistów i przyjętymi regulacjami wewnętrznymi. Osoby odbierające zgłoszenia powinny znać te obszary, aby mogły ocenić istotność zgłoszenia.

3. Przeanalizować opis naruszenia i przekazane dowody takie jak nagrania, dokumenty, maile, zdjęcia. Warto również ocenić skalę i częstotliwość danego naruszenia.

4. Potwierdzić związek pracodawcy i wymienionych osób w kontekście przekazanego naruszenia przez sygnalistę.

Co to jest donos, co to jest zgłoszenie?

Sygnalista powinien posiadać zgodnie z ustawą kontekst związany z pracą. Sprawdź kto może być sygnalistą.

Kiedy składamy skargę, kiedy zażalenie, a kiedy donos?

W polskim prawie administracyjnym, szczególnie w Kodeksie postępowania administracyjnego (KPA), zażalenie i skarga, to różne środki – zależnie od sytuacji – których używamy. Skarga to społeczna forma kontroli wobec administracji. W ten sposób możemy chronić interes własny, a także publiczny. Natomiast zażalenie pozwala zaskarżyć postanowienie, z którym strona się nie zgadza i zwrócić się do wyższej instancji sądowej o ponowne rozważenie sprawy.

Potocznie mówiąc, donos to informacja przekazana władzom o popełnieniu przestępstwa. Często z zamiarem zaszkodzenia innej osobie, ma on charakter osobisty. Natomiast zgłoszenie (sygnalisty) nie ma na celu zaszkodzić innej osobie. Zgłasza on naruszenie prawa w dobrej wierze, które mogą uchronić przed poważnymi konsekwencjami społecznymi lub dla organizacji.

Skarga, donos jak również zażalenie niekoniecznie musi być zgłoszeniem naruszenia prawa według Ustawy o ochronie sygnalistów. Z jakiego obszaru prawa sygnalista może zgłosić naruszenie?

Co jest nadrzędne? Skarga czy naruszenie?

Decyduje m.in. termin wpłynięcia. Rozpatrujemy zgodnie z terminem i obowiązującymi zasadami prawa.
W sytuacji, kiedy mamy jednocześnie skargę i naruszenie prawa od sygnalisty – rozpatrujemy zgodnie z Ustawą o ochronie sygnalistów.

Podsumowanie

W ustawie zwraca się uwagę zarówno na możliwości dokonywania zgłoszeń anonimowych, jak także na to, aby te zgłoszenia były przechowywane w sposób bezpieczny. Staramy się zwracać uwagę na to, aby nasze narzędzie dawało możliwość, aby osoba odbierająca zgłoszenie mogła z łatwością odbierać zgłoszenia, zachowując przy tym odpowiednie standardy bezpieczeństwa. Korzystając z naszej platformy Sygnalista24.info, zapewniamy bezpieczne kanały zgłoszeniowe, które chronią sygnalistów.

Pamiętaj! Każde zgłoszenie naruszenia jest ważne. Z tego powodu staramy się, aby łatwość obsługi platformy była związana z wysoką ochroną bezpieczeństwa danych.

Jeśli uznasz, że system dotyczący sygnalistów nie wyznaczył stosownych procedur lub stworzone kanały zgłoszeniowe nie są bezpieczne i grozi Ci odwet, możesz przestępstwo zgłosić również na policję lub do prokuratury.

Autor: Milena Warmińska

Narzędzie do zgłaszania i odbierania wiadomości od sygnalistów - Sygnalista24.info

Odpowiednie przygotowanie osób odbierających naruszenia jest niezbędne, by sprawnie i skutecznie rozpoznać zgłoszenie. Ważne, aby odróżnić donos od zgłoszenia jak również skargę od zażalenia. Każde zgłoszenie powinno być traktowane poważnie, z uwzględnieniem odpowiednich procedur oraz przepisów prawa.