Rejestr zgłoszeń.

We wcześniejszym wpisie zajęliśmy się, zgodnie z wymaganiami polskiego projektu ustawy,  rejestrem zgłoszeń wewnętrznych.

Znajdą Państwo na stronie głównej SYGNALISTA24.info, dedykowanych zakładkach, prezentacji i filmach instruktażowych.

Teraz chcielibyśmy Państwu przekazać co powinien zawierać rejestr zgłoszeń zewnętrznych.

I tak.

  1. Numer sprawy. Nasza aplikacja SYGNALISTA24.info, podobnie jak dla kanału wewnętrznego dla sygnalistów, pomaga i nadaje numer dla każdego naruszenia automatycznie. Ten sam numer mają Państwo i sygnalista. To bardzo ważne.
  2. Przedmiot naruszenia. Koordynator bądź administrator, który odszyfruje wiadomość, nadaje tytuł zgodnie z wiadomością i ustalonymi wewnątrz praktykami (korupcja, kradzież, mobbing, molestowanie, defraudacja, oszustwo, naruszenie dóbr osobistych, wyciek danych osobowych, sprzedajność, łapownictwo czy nepotyzm itd.)
  3. Datę dokonania zgłoszenia wewnętrznego. Sygnalista przekazuje nam wiadomość. Wraz z powiadomieniem za pomocą naszej platformy następuje zarejestrowanie terminu zgłoszenia.
  4. Etap postępowania. Informujemy, że sprawa jest w toku i obecnie gdzie i kto wyjaśnia tę sprawę. Za pomocą aplikacji i wygenerowanego dokumentu możemy udzielić szczegółowych informacji.
  5. Informację o podjętych działaniach następczych. Nasza aplikacja/program do zgłaszania nieprawidłowości rejestruje cały ciąg zdarzeń i całą komunikację między sygnalistą (osobą zgłaszającą) a podmiotem. To ważne. Może być potrzebne w sprawie. Dlatego aplikacja pozwala również pobrać całą korespondencję w formacie pdf. Widać to na filmach instruktażowych.
  6. Datę zakończenia sprawy. Pomagamy również w tym. Koordynator odpowiada sygnaliście i zamyka sprawę (ma odpowiednią funkcję przycisk zielony, który pozwala automatycznie przenieść zgłoszenie do zakończonych i dalej do archiwum).
  7. Informację o niepodejmowaniu dalszych działań w przypadku, polski projekt ustawy, o którym mowa w art. 48 ust. 1, (mowa o sprawie już zgłoszonej, do której nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem zewnętrznym).
  8. Szacunkową szkodę majątkową, jeżeli została stwierdzona oraz kwoty odzyskane w wyniku postępowań dotyczących naruszeń będących przedmiotem zgłoszeń zewnętrznych. Nasza platforma również umożliwia sumowanie w zestawieniu szkody majątkowej.

Poniżej jako załącznik, przykładowy zbiorczy rejestr, wygenerowany z naszej platformy. Pokazuje wyżej wymienione i oczekiwane przez ustawodawcę dane dotyczące konkretnego naruszenia oraz konieczność zestawienia i sumowania m.in. powstałych szkód.

Zbiorczy raport naruszeń zewnętrznych

Sygnalista24.info. Zbiorczy raport zewnętrzny

Podsumowanie:

Jak Państwo widzą, istnieje spora różnica pomiędzy platformą zgłoszeniową dla naruszeń wewnętrznych i zewnętrznych.

Raport zgłoszeń wewnętrznych powinien zawierać:

1) numer sprawy,
2) przedmiot naruszenia,
3) datę dokonania zgłoszenia wewnętrznego,
4) informację o podjętych działaniach następczych,
5) datę zakończenia sprawy.

Raport zgłoszeń zewnętrznych powinien zawierać:

1) numer sprawy,
2) przedmiot naruszenia,
3) datę dokonania zgłoszenia zewnętrznego,
4) etap postępowania,
5) datę zakończenia sprawy,
6) informację o niepodejmowaniu dalszych działań w przypadku, o którym mowa w art. 48 ust. 1,
7) szacunkową szkodę majątkową, jeżeli została stwierdzona oraz kwoty odzyskane w wyniku postępowań dotyczących naruszeń będących przedmiotem zgłoszeń zewnętrznych.

Znajdą Państwo na stronie głównej jak działa cała platforma zgłoszeniowa SYGNALISTA24.info, dedykowanych zakładkach dot. bezpieczeństwa, prezentacji kanału i filmach instruktażowych wraz ze szkoleniem.

Zapraszamy do kontaktu,

w imieniu zespołu

Doering & Partnerzy