Ustawa o ochronie sygnalistów wprowadziła w Polsce nowy system reagowania na zgłoszenia naruszeń prawa oraz ochrony osób dokonujących takich zgłoszeń. Jednym z jego elementów jest obowiązek składania przez organy publiczne rocznych sprawozdań dotyczących zgłoszeń zewnętrznych, o których mowa w art. 47 ustawy.
Celem tych sprawozdań jest skuteczne monitorowanie funkcjonowania zewnętrznych kanałów zgłoszeń, ocena jakości działań następczych oraz identyfikacja obszarów, w których najczęściej dochodzi do naruszeń prawa. Regularna analiza danych pozwala zwiększać efektywność systemu ochrony sygnalistów oraz usprawniać procesy reagowania na nieprawidłowości.
W tym artykule omawiamy, jakie obowiązki sprawozdawcze mają organy publiczne, takie jak JST, i jaka luka legislacyjna może utrudnić ich realizację.
Choć ustawodawca wskazał, jakie dane mają znaleźć się w sprawozdaniu, zakres ten jest rozbudowany i obejmuje zarówno informacje o liczbie i rodzaju zgłoszeń zewnętrznych, jak i opis działań następczych oraz rezultatów podjętych postępowań. Organy publiczne, w tym jednostki samorządu terytorialnego, mają przedstawiać dane dotyczące naruszeń zgłaszanych w danym roku kalendarzowym, a także tych, których postępowanie zakończyło się w kolejnych latach. Oczekuje się również raportowania ustalonych szkód majątkowych oraz kwot odzyskanych w związku z naruszeniami. Ważnym elementem obowiązków sprawozdawczych jest również termin. Organy publiczne muszą przekazać roczne sprawozdanie do Rzecznika Praw Obywatelskich nie później niż 31 marca każdego roku.
Brak jednolitych wytycznych w zakresie formy składania sprawozdań może prowadzić do rozbieżności w działaniu poszczególnych organów publicznych. Z jednej strony może to utrudniać RPO agregację i analizę otrzymywanych danych, a z drugiej narażać organy składające sprawozdania na ryzyko, że sposób ich złożenia zostanie uznany za nieprawidłowy. Luka regulacyjna wpływa również na jakość systemu sprawozdawczego jako całości, ponieważ spójność, jednolitość i powtarzalność danych są niezbędne do rzetelnej oceny funkcjonowania ustawy.
Najistotniejszym problemem praktycznym jest to, że ustawa nie określa formy, w jakiej sprawozdania powinny być przekazywane. Nie wskazuje, czy mają być one wysyłane elektronicznie, papierowo, czy za pośrednictwem dedykowanego systemu teleinformatycznego, ani czy powinny zawierać podpis kwalifikowany lub zaufany. Prowadzi to do niepewności po stronie podmiotów zobowiązanych.
Aby wyjaśnić powstałe wątpliwości, jako firma Doering Partnerzy przygotowaliśmy i skierowaliśmy do Rzecznika Praw Obywatelskich oficjalne pismo z prośbą o jednoznaczne wskazanie prawidłowej formy przekazywania sprawozdań wymaganych na podstawie art. 47 ustawy. Wskazaliśmy w nim, że brak wytycznych może prowadzić do błędów formalnych po stronie organów publicznych oraz w praktyce uniemożliwia jednolite stosowanie przepisów. Do dnia przygotowania niniejszego artykułu nie otrzymaliśmy odpowiedzi, co potwierdza, że kwestia formy sprawozdań wciąż pozostaje nierozstrzygnięta.
Od razu po otrzymaniu odpowiedzi z Rzecznika Praw Obywatelskich nasi Klienci niezwłocznie otrzymają kopię pisma, przesłaną na podany adres e-mail. Obecnie nie jest jeszcze możliwe potwierdzenie ostatecznej, prawidłowej formy składania rocznych sprawozdań, ponieważ nie zostały one w pełni doprecyzowane przez właściwe organy. Przewidujemy jednak, że forma pisemna będzie rozwiązaniem pewnym. Nasi klienci wygenerują odpowiedni formularz na platformie Sygnalista24.info. Na bieżąco monitorujemy sytuację i dostosujemy proces zgodnie z oficjalnymi wytycznymi.
Pomimo trudności proceduralnych obowiązek sprawozdawczy pełni istotną rolę w systemie ochrony sygnalistów. Dane przekazywane do RPO pozwalają ocenić skuteczność stosowania ustawy w praktyce, ujawnić obszary szczególnie narażone na naruszenia prawa oraz zweryfikować, czy zgłoszenia prowadzą do realnych działań naprawczych.
Dopracowanie procedury składania sprawozdań jest kluczowe dla właściwego funkcjonowania całego systemu ochrony sygnalistów. Bez jednoznacznego określenia formy, w jakiej dokumenty mają być przekazywane, trudno będzie zapewnić spójność i porównywalność danych. Zarówno ustawodawca, jak i Rzecznik Praw Obywatelskich powinni rozważyć doprecyzowanie wymagań technicznych, aby umożliwić organom publicznym prawidłowe wykonywanie obowiązku sprawozdawczego.
_
Autorka artykułu: Fatma Oukal
Jednym z celów Ustawy o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024 r. jest raportowanie do...
Można powiedzieć, że na przełomie kilku ostatnich lat polska szkoła przeżyła przeskok cywilizacyjny. Wprowadzenie nauczania zdalnego,...
W Polsce prace nad projektem ustawy ciągle trwają. Jednak już teraz może zostać stosowana bezpośrednio dyrektywa...
Niemal każdy użytkownik Internetu, a nawet cyberprzestrzeni, posiada własną skrzynkę e-mail. W Dyrektywie Unijnej dano możliwość...
