Ochrona sygnalisty. Obowiązki i zadania odbiorcy zgłoszeń zewnętrznych w zakresie sprawozdania do RPO.

Jednym z celów Ustawy o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024 r. jest raportowanie do Rzecznika Praw Obywatelskich w zakresie statystycznym dotyczące zgłoszeń zewnętrznych. Mówi o tym Art. 47 i Art. 62 Ustawy

Sprawozdanie dot. zgłoszeń zewnętrznych. Art. 47 Ustawy

Podstawą jest Art. 47., który ma następujące brzmienie.

Art. 47.

Organ publiczny za każdy rok kalendarzowy sporządza sprawozdanie zawierające dane statystyczne dotyczące zgłoszeń zewnętrznych, obejmujące:

liczbę przyjętych zgłoszeń zewnętrznych;
liczbę postępowań wyjaśniających i postępowań wszczętych w wyniku przyjętych zgłoszeń zewnętrznych oraz informacje na temat wyniku tych postępowań;
szacunkową szkodę majątkową, jeżeli została stwierdzona, oraz kwoty odzyskane w wyniku postępowań dotyczących naruszeń prawa będących przedmiotem zgłoszenia zewnętrznego – o ile organ publiczny posiada te dane.

Dane statystyczne, o których mowa w ust. 1, nie obejmują danych osobowych ani informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa.
Sprawozdanie, o którym mowa w ust. 1, organ publiczny przekazuje Rzecznikowi Praw Obywatelskich w terminie do dnia 31 marca roku następującego po roku, za jaki sprawozdanie jest sporządzane.
Rzecznik Praw Obywatelskich na podstawie sprawozdań organów publicznych sporządza sprawozdanie za dany rok kalendarzowy i przekazuje je Sejmowi, Senatowi i Komisji Europejskiej nie później niż do dnia 31 grudnia roku następującego po roku, za jaki sprawozdanie jest sporządzane. Sprawozdanie jest publikowane na stronie Rzecznika Praw Obywatelskich w Biuletynie Informacji Publicznej.
Rada Ministrów, po zasięgnięciu opinii Rzecznika Praw Obywatelskich, określi, w drodze rozporządzenia, wzór formularza sprawozdania, o którym mowa w ust. 1, biorąc pod uwagę zakres wymaganych danych, konieczność zapewnienia zupełności i przejrzystości przedstawianych informacji oraz uproszczenia agregacji danych.

Jak przekazać raport Rzecznikowi Praw Obywatelskich?

Należy przygotować raport, który zgodnie z Ustawą zawiera wszystkie wymagane elementy do sprawozdania.

Przygotowanie raportu za pomocą Platformy Sygnalista24.info odbywa się automatycznie, z potwierdzeniem pochodzenia dokumentu oraz poufności i integralności.

Na dzień publikacji artykułu Rada Ministrów nie opublikowała raportu, w jaki sposób należy złożyć sprawozdanie. Ale co wiemy?

Art. 62 Ustawy. Sprawozdania, o których mowa w art. 47 ust. 1 i 4, za rok 2025 organ publiczny oraz Rzecznik Praw Obywatelskich sporządzają za okres od dnia rozpoczęcia przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych.
Zgodnie z interpretacją i sytuacją prawną w tym zakresie oraz informacjami ze strony Rzecznika: Interpretacja Rzecznika Praw Obywatelskich (data artykułu 03.02.2025r.) Rzecznik będzie przyjmował od organów publicznych sprawozdania zawierające dane statystyczne dotyczące zgłoszeń zewnętrznych. Sprawozdania za rok 2024 mogą zostać sporządzone łącznie ze sprawozdaniami za rok 2025.
Jeżeli chcesz śledzić na bieżąco postęp w zakresie obowiązkowych sprawozdań do Rzecznika Praw Obywatelskich, szczegóły możesz zobaczyć na stronie Rządowego Centrum Legislacji.

Obowiązek przekazania pierwszego sprawozdania za rok 2024 i 2025 należy wykonać do dnia 31.03.2026 r. Sprawozdanie będzie obejmowało okres od dnia uruchomienia kanału zewnętrznego. Wzór sprawozdania zostanie wydany w drodze rozporządzenia Rady Ministrów, o czym poinformujemy.

Sprawozdawczość do RPO. Podsumowanie

W zakresie sprawozdawczości jest jeszcze czas. Pamiętaj, zanim zaczniesz raportować, kanały zewnętrzne należy przygotować w odpowiedni sposób. Sporo o tym mówi Ustawa. Spora część kanałów jest z pominięciem podstawowych zasad (np. brak publikacji na BIP – w naszej ocenie celowo), podobnie co do wyboru kanałów komunikacji. Pierwszy test doskonałości systemu pojawi się w momencie sprawozdawczości, kolejny w momencie obowiązkowego audytu.

Wdrożenie kanału zewnętrznego

Jeśli jesteś osobą odpowiedzialną za system, Odbiorcą naruszeń, to najistotniejsze informacje, w tym zakresie otrzymasz w:

Ustawie, Rozdział 4. Kanał zewnętrzny
artykule, w którym opisujemy najważniejsze rzeczy związane z kanałem zewnętrznym

Publikacja na BIP. Jak poinformować o systemie i kanale zewnętrznym?

Publikacja na BIP, zgodnie z Art. 48. 1. Organ publiczny umieszcza na swojej stronie w Biuletynie Informacji Publicznej w oddzielnej, łatwo identyfikowalnej i dostępnej sekcji oraz w sposób zrozumiały dla sygnalisty (Elementy poddawane audytowi w zakresie kanałów zgłoszeniowych )

Obowiązkowe szkolenie dla Odbiorców naruszeń

Z naszego doświadczenia część Odbiorców nie została przygotowana w zakresie prowadzenia systemu zgłoszeń za pomocą kanału zewnętrznego. Ustawa, Art. 44. mówi wyraźnie:

/…/

Organ publiczny upoważnia spośród pracowników urzędu obsługującego ten organ osoby uprawnione do:

1) przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych, dokonywania ich wstępnej weryfikacji, podejmowania działań następczych oraz związanego z tym przetwarzania danych osobowych;

2) kontaktu z sygnalistą w celu przekazywania informacji zwrotnych i – w razie potrzeby – zwracania się o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje w zakresie przekazanych informacji, jakie mogą być w jego posiadaniu;

3) przekazywania zainteresowanym osobom informacji na temat procedury zgłoszeń zewnętrznych.

Osoby, o których mowa w ust. 1 lub 2, są wyznaczane na podstawie kwalifikacji zawodowych, w szczególności wiedzy fachowej na temat prawa i praktyk w dziedzinie ochrony danych osobowych oraz umiejętności wypełniania powierzonych zadań.
Upoważnieni pracownicy Biura Rzecznika Praw Obywatelskich oraz urzędu obsługującego organ publiczny są obowiązani do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskali w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń zewnętrznych lub podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy. Informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa mogą być wykorzystywane wyłącznie w celu podjęcia działań następczych.
Upoważnieni pracownicy Biura Rzecznika Praw Obywatelskich oraz urzędu obsługującego organ publiczny przechodzą szkolenia w zakresie, o którym mowa w ust. 1 lub 2.

Więcej w artykule: Kim jest Odbiorca naruszeń i dlaczego należy go szkolić

Audyt systemu ochrony sygnalistów, zgodnie z Ustawą.

Wymagania ustawy o ochronie sygnalistów w kontekście bezpieczeństwa informacji

Audyt systemu i procedur zgłaszania naruszeń, o którym mowa w art. 49 ustawy o ochronie sygnalistów, ma szczególne znaczenie. Obejmuje on zarówno ocenę działania samych procedur zgłaszania naruszeń, jak i zabezpieczenia stosowane w obrębie tych procedur w celu ochrony danych osobowych sygnalistów i zapewnienia bezpieczeństwa informacji. Obowiązek ten nakłada na organ publiczny obowiązek przeprowadzenia audytu procedur zgłaszania naruszeń co najmniej raz na 3 lata. Celem jest zapewnienie, że organizacja skutecznie i bezpiecznie przyjmuje, przechowuje i przetwarza zgłoszenia naruszeń prawa.

Więcej dowiesz się w artykule: Audyt kanału zewnętrznego

Bezpieczny kanał zgłoszeniowy dla sygnalistów – Sygnalista24.info

Dzięki naszej wiedzy i doświadczeniu, pomożemy we wdrożeniu, w tym także z przygotowaniem dokumentacji dla zgłoszeń zewnętrznych, które nie tylko spełnią wymogi prawne, ale również zapewnią skuteczną ochronę sygnalistów w Państwa organizacji. Korzystając z naszej platformy Sygnalista24.info, zapewniamy bezpieczne kanały zgłoszeniowe, które chronią sygnalistów. Dostosujemy również dokumentację pod standardy, które będą ukazane ze strony Rady Ministrów w zakresie sprawozdań rocznych.

Pamiętaj! Każde zgłoszenie naruszenia jest ważne. Z tego powodu staramy się, aby łatwość obsługi platformy była związana z wysoką ochroną bezpieczeństwa danych.

Jeśli uznasz, że system dotyczący sygnalistów nie jest dostosowany do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych, nie wyznaczył stosownych procedur lub stworzone kanały zgłoszeniowe nie są bezpieczne i grozi Ci odwet, możesz przestępstwo zgłosić również na policję lub do prokuratury.

Autor: Marek Doering