Na przełomie 2025 i 2026 roku zespół ekspertów Sygnalista24.info zorganizował trzy szkolenia online z zakresu ochrony sygnalistów, dedykowane jednostkom samorządu terytorialnego (JST). W wydarzeniach wzięło udział ponad 150 osób: urzędnicy, sekretarze i inne osoby odpowiedzialne za obsługę kanałów zgłoszeniowych. Tak duże zainteresowanie potwierdza, że temat ochrony sygnalistów oraz obowiązków sprawozdawczych jest obecnie jednym z najważniejszych wyzwań dla administracji lokalnej w Polsce.
Szkolenia nie tylko przekazały uczestnikom aktualną wiedzę prawną i praktyczne umiejętności, ale również umożliwiły wymianę doświadczeń i zadawanie pytań ekspertom. W niniejszym artykule przedstawiamy podsumowanie przeprowadzonych szkoleń oraz analizę najważniejszych zagadnień i pytań, które pojawiły się podczas szkoleń, zwłaszcza w kontekście sprawozdania ze zgłoszeń zewnętrznych, składanego do Rzecznika Praw Obywatelskich.
Szkolenia Sygnalista24.info zostały zaprojektowane jako odpowiedź na nowe obowiązki wynikające z ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024 poz. 928), która implementuje Dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937. Ustawa ta nakłada na JST szereg obowiązków, w tym wdrożenie kanałów zgłoszeniowych, opracowanie procedur, ochronę danych osobowych oraz coroczne raportowanie do Rzecznika Praw Obywatelskich (RPO).
Każde ze szkoleń miało nieco inny zakres tematyczny, ale wszystkie łączył cel: przygotowanie urzędników do skutecznego wdrożenia i realizacji procedur ochrony sygnalistów oraz prawidłowego wypełnienia obowiązków sprawozdawczych. Uczestnicy otrzymali certyfikaty potwierdzające udział, a szkolenia prowadzone były w formule online, co umożliwiło szeroki dostęp i interaktywność.
Każde ze spotkań miało element warsztatowy – w postaci ćwiczeń rozwijających kompetencje miękkie lub praktycznego studium przypadków dotyczącego rozpoznawania i odpowiedniego klasyfikowania zgłoszeń od sygnalistów.
Pierwsze szkolenie, które zorganizowaliśmy 4 grudnia 2025 roku, miało na celu podsumowanie pierwszego roku obowiązywania nowych przepisów oraz omówienie praktycznych aspektów wdrożenia systemów ochrony sygnalistów w JST.
Katarzyna Doering – specjalistka ds. bezpieczeństwa informacji i ochrony danych osobowych z zespołu Sygnalista24.info – omówiła m.in.:
W drugiej części spotkania odbyły się warsztaty z kompetencji miękkich, przygotowane specjalnie z myślą o odbiorcach naruszeń przez Marcina Rzucidło – trenera, coacha i doradcę z wieloletnim doświadczeniem w obszarze komunikacji i rozwoju.
Drugie i trzecie szkolenie, zorganizowane 25 lutego i 18 marca 2026 r., było dedykowane obowiązkom sprawozdawczym JST wynikającym z art. 47 ustawy o ochronie sygnalistów. Zgodnie z przepisami, każda jednostka samorządu terytorialnego musi do 31 marca każdego roku przekazać do RPO sprawozdanie zawierające dane statystyczne dotyczące zgłoszeń zewnętrznych sygnalistów.
Podczas szkoleń przedstawiliśmy podstawowe informacje na temat ustawy o ochronie sygnalistów oraz ochrony danych osobowych sygnalisty i osób ujętych w zgłoszeniu. Omówiliśmy także:
W ramach szkoleń odbyła się również część warsztatowa – praktyczne case study dotyczące obsługi zgłoszeń od sygnalistów.
Webinaria poprowadził zespół ekspertów Sygnalista24.info: Katarzyna Doering, Marek Doering oraz Artur Janicki, którzy wspólnie odpowiadali na pytania i dzielili się doświadczeniem z wdrożeń ochrony sygnalistów w różnych JST.
Szkolenie pozwoliło na uporządkowanie wiedzy i przygotowanie się do pierwszego obowiązkowego raportowania do RPO, co jest szczególnie istotne w kontekście nowych przepisów i braku wcześniejszej praktyki w tym zakresie.
Jednym z kluczowych elementów systemu ochrony sygnalistów jest odpowiednie przygotowanie osób odpowiedzialnych za przyjmowanie i obsługę zgłoszeń. Ustawa o ochronie sygnalistów nakłada na JST obowiązek wyznaczenia kompetentnych pracowników do obsługi zgłoszeń oraz zapewnienia im odpowiedniego przeszkolenia.
Uczestnictwo w szkoleniach jest nie tylko rekomendowane, ale wręcz obligatoryjne zgodnie z art. 44 ust. 5 ustawy o ochronie sygnalistów. Przeszkolenie tych osób gwarantuje, że procedury będą realizowane zgodnie z przepisami, a sygnaliści otrzymają należytą ochronę. Brak szkoleń może skutkować błędami proceduralnymi, naruszeniem poufności, a w konsekwencji – poważnymi sankcjami prawnymi dla jednostki i osób odpowiedzialnych.
Szkolenia Sygnalista24.info zapewniają nie tylko wiedzę teoretyczną, ale przede wszystkim praktyczne umiejętności obsługi kanałów zgłoszeniowych, prowadzenia rejestrów, sporządzania sprawozdań oraz ochrony danych osobowych. Dzięki temu JST mogą skutecznie realizować swoje obowiązki i minimalizować ryzyko błędów oraz odpowiedzialności karnej.
Przygotowanie sprawozdania do RPO wymaga systematycznego prowadzenia rejestru zgłoszeń oraz znajomości procedur i wymogów ustawowych. Poniżej przedstawiamy praktyczny schemat postępowania:
W przypadku wątpliwości warto skorzystać z konsultacji z ekspertami lub dedykowanych szkoleń, które pozwalają uniknąć najczęstszych błędów i sankcji.
Sprawozdanie powinno być przygotowane na podstawie rejestru zgłoszeń zewnętrznych prowadzonego przez JST.
Wzór formularza sprawozdania został określony w rozporządzeniu Rady Ministrów, a dane muszą być kompletne, przejrzyste i nie mogą zawierać informacji umożliwiających identyfikację sygnalistów lub osób wymienionych w zgłoszeniach. W przypadku braku zgłoszeń zewnętrznych JST również ma obowiązek złożyć sprawozdanie, wskazując „0” w odpowiednich polach.
Art. 47 ustawy o ochronie sygnalistów nakłada na każdy organ publiczny, w tym JST, obowiązek sporządzania corocznego sprawozdania zawierającego dane statystyczne dotyczące zgłoszeń zewnętrznych. Sprawozdanie należy przekazać do RPO do 31 marca każdego roku za rok poprzedni. Zakres sprawozdania obejmuje m.in.:
W praktyce JST coraz częściej korzystają z dedykowanych platform zgłoszeniowych, takich jak Sygnalista24.info, które zapewniają:
Zespół ekspertów Sygnalista24.info oferuje szerokie wsparcie od wdrożenia dokumentacji, poprzez indywidualne konsultacje aż po szkolenia dla pracowników i odbiorców zgłoszeń.
Oferujemy także audyty zgodności pod kątem KRI i RODO. Stale monitorujemy i informujemy naszych klientów o nowelizacjach i aktualizacjach wymogów prawnych. Dzięki temu JST mogą na bieżąco aktualizować swoje procedury, unikać błędów i skutecznie realizować obowiązki ustawowe wynikające z ustawy o ochronie sygnalistów.
Wdrożenie systemu ochrony sygnalistów wymaga opracowania i wdrożenia szeregu dokumentów, które zapewniają zgodność z ustawą oraz bezpieczeństwo danych. Do najważniejszych należą:
Skontaktuj się z nami, aby uzyskać dostęp do wzorów dokumentów oraz wsparcie w ich opracowaniu i wdrożeniu systemu ochrony sygnalistów.
Każdy organ publiczny, w tym każda jednostka samorządu terytorialnego, niezależnie od liczby mieszkańców, musi utworzyć kanał zewnętrzny do przyjmowania zgłoszeń od sygnalistów. Zgłoszenia te trafiają do wyznaczonej osoby lub zespołu. Jeżeli sygnalista uzna, że kanał zgłoszeniowy nie jest bezpieczny, ma prawo przesłać zgłoszenie bezpośrednio do RPO. Kanał zewnętrzny musi spełniać wymogi ustawowe dotyczące poufności, ochrony danych oraz możliwości składania zgłoszeń anonimowych (jeśli JST przewiduje taką opcję).
Podczas szkolenia pojawiło się pytanie, co w przypadku ustanowienia odrębnych kanałów zewnętrznych dla organu stanowiącego (np. Rady Powiatu) i organu wykonawczego (np. Zarządu Powiatu). Naszym klientom nie zalecamy takiego rozwiązania, jednak w przypadku jego wprowadzenia należy złożyć odrębne sprawozdania dla każdego kanału zewnętrznego. Kto powinien podpisać takie sprawozdanie? Przepisy ustawy o ochronie sygnalistów nie odpowiadają jednoznacznie na to pytanie, dlatego przechodzimy na grunt przepisów ogólnych. Organ stanowiący JST powinien przyjąć sprawozdanie w formie uchwały, zaś organ wykonawczy JST – jednoosobowo w formie zarządzenia Wójta, Burmistrza, Prezydenta Miasta lub kolegialnie w formie zarządzenia Zarządu Powiatu lub Zarządu Województwa. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy forma przyjęcia sprawozdania została określona w procedurze wewnętrznej – wówczas należy stosować się do zasad wynikających z procedury.
Obowiązek utworzenia kanału wewnętrznego dotyczy podmiotów zatrudniających co najmniej 50 osób (z wyjątkiem gmin i powiatów poniżej 10 000 mieszkańców). Kanał ten umożliwia pracownikom i współpracownikom zgłaszanie naruszeń w ramach organizacji. Procedura powinna być jasna, dostępna i zapewniać poufność oraz ochronę sygnalistów.
Jednym z pytań, które często pojawiało się podczas szkoleń było to, czy jednostki posiadające kanał wewnętrzny (np. szkoły, przedszkola, szpitale) są zobowiązane złożyć sprawozdanie do RPO? Odpowiedź jest jednoznaczna: nie mają takiego obowiązku. Zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów (art. 47) sprawozdania sporządzają tylko organy publiczne, które mają kanał zewnętrzny.
Szkolenia Sygnalista24.info zorganizowane na przełomie 2025 i 2026 roku stanowią kompleksową odpowiedź na wyzwania związane z wdrożeniem ustawy o ochronie sygnalistów w jednostkach samorządu terytorialnego. Uczestnictwo ponad 150 urzędników potwierdza, że temat ten jest priorytetowy dla administracji lokalnej.
Jednym z celów Ustawy o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024 r. jest raportowanie do...
Można powiedzieć, że na przełomie kilku ostatnich lat polska szkoła przeżyła przeskok cywilizacyjny. Wprowadzenie nauczania zdalnego,...
W Polsce prace nad projektem ustawy ciągle trwają. Jednak już teraz może zostać stosowana bezpośrednio dyrektywa...
Niemal każdy użytkownik Internetu, a nawet cyberprzestrzeni, posiada własną skrzynkę e-mail. W Dyrektywie Unijnej dano możliwość...
