Ustawa o ochronie sygnalistów wprowadza nie tylko mechanizmy przyjmowania i obsługi zgłoszeń naruszeń prawa, ale także obowiązek składania sprawozdań do Rzecznika Praw Obywatelskich, który ma kluczowe znaczenie dla transparentności systemu oraz realizacji zobowiązań Polski wobec Unii Europejskiej.
Podstawą tego obowiązku jest art. 47 ustawy o ochronie sygnalistów (dalej: ustawa), stanowiący implementację art. 27 ust. 2 dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937.
Art. 47 ustawy zobowiązuje każdy organ publiczny do sporządzenia sprawozdania obejmującego informacje dotyczące zgłoszeń zewnętrznych. Sprawozdanie powinno zawierać dane enumeratywnie wskazane przez ustawodawcę, w tym:
Podobny zakres informacji występuje w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych, który organy publiczne prowadzą na podstawie art. 45 ustawy.
Ustawodawca w sposób jednoznaczny wyłączył ze sprawozdań:
Ochrona tych informacji wynika z przepisów szczególnych ustawy, w tym m.in. z art. 44 ust. 4. Pracownicy Biura Rzecznika Praw Obywatelskich oraz urzędów obsługujących organy publiczne są zobowiązani do zachowania tajemnicy informacji i danych osobowych uzyskanych w toku przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń, także po ustaniu stosunku pracy.
Informacje objęte tajemnicą przedsiębiorstwa mogą być wykorzystywane wyłącznie w celu podejmowania działań następczych. Art. 47 ust. 2 ustawy wprowadza szczególną ochronę danych wrażliwych, zapobiegając ujawnieniu informacji chronionych w ramach sprawozdawczości statystycznej.
Złożenie sprawozdania przez organ publiczny ma charakter obligatoryjny i powinno nastąpić także w sytuacji, gdy dany organ nie przyjął żadnego zgłoszenia zewnętrznego. Wynika to wprost z brzmienia art. 47 ust. 1 ustawy, który nie przewiduje w tym zakresie żadnych wyjątków.
Takie rozwiązanie budzi jednak wątpliwości praktyczne. Obowiązek składania „zerowych” sprawozdań może prowadzić do nadmiernego obciążenia administracji, nie wnosząc jednocześnie istotnej wartości merytorycznej ani nie przyczyniając się realnie do zwalczania nieprawidłowości. W doktrynie wskazuje się, że regulacja ta powinna zostać doprecyzowana, zwłaszcza z uwagi na bardzo szeroką definicję organu publicznego zawartą w art. 2 pkt 6 ustawy.
Sprawozdanie należy złożyć do 31 marca roku następującego po roku, którego dotyczy. Jednak sprawozdanie składane w 2026 roku powinno obejmować czas od momentu wdrożenia kanału zewnętrznego, zatem również ostatnie dni 2024 roku. Termin ten ma charakter instrukcyjny, ustawa nie przewiduje sankcji ani bezpośrednich konsekwencji za jego przekroczenie czy brak złożenia sprawozdania. Sprawozdania przesyła się do Rzecznika Praw Obywatelskich.
Rzecznik Praw Obywatelskich sporządza na podstawie otrzymanych danych sprawozdanie zbiorcze (podsumowujące). Dokument ten:
Dostęp do informacji zawartych w sprawozdaniu zbiorczym ma charakter jawny. W doktrynie podnosi się, że zasadna byłaby również publikacja sprawozdań składanych przez poszczególne organy publiczne, co zwiększyłoby transparentność administracji w zakresie liczby i rodzaju przyjmowanych zgłoszeń zewnętrznych. Brak jednoznacznego uregulowania tej kwestii oznacza, że dostęp do tych dokumentów jest możliwy na zasadach ogólnych, tj. na podstawie przepisów o dostępie do informacji publicznej.
Art. 47 ust. 5 ustawy upoważnia Radę Ministrów do wydania rozporządzenia określającego wzór sprawozdania dla organów publicznych. Rozporządzenie wydawane jest po zasięgnięciu opinii Rzecznika Praw Obywatelskich, a jego celem jest:
Taki formularz ukazał się w Dzienniku Ustaw 5 sierpnia 2025 r. Wprowadzenie jednolitego wzoru należy ocenić pozytywnie, znacząco ułatwia ono realizację obowiązków przez organy publiczne oraz zwiększa spójność danych raportowanych na poziomie krajowym i unijnym.
W odpowiedzi na pytania kierowane do Biura Rzecznika Praw Obywatelskich wskazano, że preferowaną formą przekazywania sprawozdań dotyczących zgłoszeń zewnętrznych jest forma elektroniczna. Sprawozdania należy przekazywać na adres do doręczeń elektronicznych Biura RPO (e-Doręczenia): AE:PL-81771-91578-RDUCW-25
_
Autorka artykułu: Fatma Oukal
Jednym z celów Ustawy o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024 r. jest raportowanie do...
Można powiedzieć, że na przełomie kilku ostatnich lat polska szkoła przeżyła przeskok cywilizacyjny. Wprowadzenie nauczania zdalnego,...
W Polsce prace nad projektem ustawy ciągle trwają. Jednak już teraz może zostać stosowana bezpośrednio dyrektywa...
Niemal każdy użytkownik Internetu, a nawet cyberprzestrzeni, posiada własną skrzynkę e-mail. W Dyrektywie Unijnej dano możliwość...
